Una petición puede fallar por dos razones distintas: porque le faltan elementos para ser resuelta o porque se dirigió a quien no puede resolverla. El Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en el texto de la Ley 1755 de 2015, responde a ambas con la misma lógica: la falla no justifica rechazar ni ignorar la petición, sino que impone a la autoridad un trámite para corregirla. Se apoya en tres reglas previas. El parágrafo 2 del artículo 15 dispone que ninguna autoridad puede negarse a recibir y radicar solicitudes y peticiones respetuosas. El numeral 1 del artículo 9 prohíbe a las autoridades negarse a recibir las peticiones o a expedir constancias sobre ellas. Y el artículo 16 impide estimar incompleta la petición por razones que la propia ley enumera.
El artículo 16 establece el contenido mínimo: la autoridad a la que se dirige, los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado con documento de identidad y dirección de correspondencia, el objeto, las razones, la relación de los documentos que se presentan y la firma cuando fuere el caso. Su parágrafo 1 obliga a examinar integralmente la petición y prohíbe estimarla incompleta por falta de requisitos o documentos que no estén dentro del marco jurídico vigente, que no sean necesarios para resolverla o que se encuentren en los archivos de la entidad. El parágrafo 2 impide rechazarla por fundamentación inadecuada o incompleta. La Sentencia C-951 de 2014 aclara que ese parágrafo cubre las razones mal expuestas, no la ausencia total de razones, caso en que sí puede ordenarse el rechazo si el peticionario no completa. La misma sentencia condicionó el numeral 2: la exigencia de identificación no impide admitir peticiones anónimas cuando exista una justificación seria y creíble para reservar la identidad, y precisó que equivocarse al designar la autoridad no permite inadmitir la petición: lo que corresponde es darle traslado.
Cuando la petición ya fue radicada y está incompleta, o el peticionario debe hacer una gestión de trámite necesaria para decidir de fondo, aplica el artículo 17. La autoridad debe requerirlo dentro de los diez días siguientes a la radicación para que complete, dentro del máximo de un mes, y siempre que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley. Desde el día siguiente a aquel en que aporte lo requerido se reactiva el término para resolver. Se entiende que desistió si no satisface el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo solicite prórroga hasta por un término igual. Vencidos los términos sin cumplimiento, la autoridad decreta el desistimiento y el archivo mediante acto administrativo motivado que se notifica personalmente y contra el cual solo procede reposición, sin perjuicio de presentar de nuevo la solicitud. C-951 consideró que la norma respeta el debido proceso porque indica qué debe aportarse, da oportunidad de hacerlo y permite controvertir el acto.
Dos precisiones evitan confundir figuras. El desistimiento expreso del artículo 18 es voluntario: los interesados pueden desistir en cualquier tiempo, sin perjuicio de volver a presentar la solicitud, pero la autoridad puede continuar de oficio por razones de interés público mediante resolución motivada. Y el artículo 19 regula casos distintos de la petición incompleta: toda petición debe ser respetuosa so pena de rechazo; solo cuando no se comprenda su finalidad u objeto se devuelve para corregirla o aclararla dentro de diez días, y si no se hace se archiva; y en ningún caso se devuelven peticiones consideradas inadecuadas o incompletas, que se tramitan por el artículo 17. C-951 añadió que el rechazo por irrespetuosa no puede ser arbitrario: requiere motivación, publicidad y posibilidad de impugnación, y que la remisión a respuestas anteriores en las reiterativas exige que la nueva petición sea sustancialmente idéntica a otra respondida de fondo.
El artículo 6 del código ayuda a interpretar el límite. Impone a las personas el deber de obrar de buena fe, de abstenerse de reiterar solicitudes evidentemente improcedentes y de tratar con respeto a los servidores, pero su parágrafo aclara que el incumplimiento de esos deberes no puede invocarse como pretexto para desconocer el derecho reclamado, sin perjuicio de las sanciones que correspondan. Según el criterio que C-951 toma de la jurisprudencia sobre escritos judiciales, el irrespeto que justifica el rechazo es el descomedido e injurioso de manera ostensible, no la queja áspera.
La incompetencia sigue el artículo 21. Si la autoridad a quien se dirige la petición no es la competente, informa de inmediato al interesado si actúa verbalmente, o dentro de los cinco días siguientes a la recepción si lo hizo por escrito; en ese plazo remite la petición al competente y envía copia del oficio remisorio al peticionario, o le comunica que no existe funcionario competente. Los términos para decidir se cuentan desde el día siguiente a la recepción por la autoridad competente. C-951 exigió que la información sea motivada: la autoridad debe explicar por qué no es competente y por qué lo es aquella a la que remite. La simple respuesta de incompetencia, recuerda la sentencia, es una evasiva que desconoce el principio de eficacia; la falta de competencia no exonera del deber de responder.
¿Qué sucede si la autoridad receptora también se declara incompetente? El artículo 9 prohíbe no dar traslado a quien deba decidir dentro del término legal, y el artículo 39 regula los conflictos de competencia administrativa, que pueden promoverse de oficio o a solicitud del interesado. La autoridad que se considere incompetente remite la actuación a la que estime competente y, si esta también se declara incompetente, la remite a la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, si son autoridades nacionales, o al tribunal administrativo, si son departamentales, distritales o municipales; si el conflicto involucra autoridades nacionales y territoriales, o territoriales de distintos departamentos, conoce la Sala de Consulta y Servicio Civil. El último inciso del artículo 39 dispone que mientras se resuelve el conflicto se suspenden los términos del artículo 14; la Ley 2080 de 2021 solo reformó el inciso tercero, que regula el procedimiento intermedio. Que ese conflicto se aplique a toda petición simple, y no solo a las actuaciones en que se debata la competencia misma, no se verificó en jurisprudencia y queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN.
Ejemplo colombiano 1: ventanilla que no radica
Una mujer llega a la oficina de atención al ciudadano de un hospital departamental con una petición escrita para que se le certifique su afiliación a un régimen especial. El funcionario le dice que no puede radicarla porque no trae fotocopia de su cédula ni el último comprobante de pago, y la devuelve. Ella insiste en que se la reciban.
El funcionario incumple el parágrafo 2 del artículo 15 y la prohibición del numeral 1 del artículo 9. Si la petición carece de documentos exigidos por la ley, debe indicar en el acto de recibo cuáles faltan y, si la peticionaria insiste, radicarla dejando constancia. Además, el artículo 16 impide estimar incompleta la petición por falta de documentos que no sean necesarios o que reposen en los archivos de la entidad. El hospital podrá requerir después lo indispensable, pero no negar la radicación.
Ejemplo colombiano 2: requerimiento tardío y desistimiento sin acto
Un ingeniero radica ante una secretaría de planeación municipal una petición para que reconozca una situación jurídica sobre un predio y aporta los documentos que considera necesarios. A los veinte días de la radicación, la secretaría le envía un oficio en que le pide un plano adicional, concediéndole diez días. Como el ingeniero no responde, la secretaría archiva la petición con una anotación en el expediente y no vuelve a escribirle.
El requerimiento es extemporáneo: el artículo 17 exige formularlo dentro de los diez días siguientes a la radicación. Además, el desistimiento tácito exige un acto administrativo motivado, notificado personalmente, contra el cual procede reposición, y no basta una anotación. En la lectura que aquí se propone, un requerimiento tardío no genera desistimiento y la secretaría conserva el deber de resolver de fondo; si no lo hace, incurre en mora.
Ejemplo colombiano 3: dos entidades que se declaran incompetentes
Una asociación de recicladores presenta a la gobernación de un departamento una petición para que autorice un centro de acopio. La gobernación, dentro de los cinco días siguientes, la remite a la alcaldía de un municipio del mismo departamento, con copia de su oficio a la asociación, y explica por qué no es competente y por qué lo sería la alcaldía. La alcaldía responde que tampoco lo es.
La gobernación cumplió el artículo 21: informó en tiempo, motivó y remitió con copia. Si la alcaldía se declara también incompetente, hay conflicto negativo del artículo 39 entre autoridades departamental y municipal del mismo departamento, que debe remitirse al tribunal administrativo correspondiente; mientras se resuelve, los términos del artículo 14 se suspenden.