El artículo 56 del CPACA, en la redacción del artículo 10 de la Ley 2080 de 2021, fija la premisa de la notificación electrónica: las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación. La aceptación se explica por la igualdad de acceso que el artículo 53 obliga a garantizar: la autoridad debe asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos o permitir el uso alternativo de otros procedimientos. Sin aceptación, el medio electrónico no notifica, aunque la autoridad conozca el correo y el mensaje llegue.
El artículo 54, también modificado por la Ley 2080, reconoce el derecho de toda persona a actuar ante las autoridades por medios electrónicos, para lo cual debe hacer sin ningún costo un registro previo como usuario ante la autoridad competente; si lo hace, las autoridades continuarán la actuación por ese medio. Las peticiones de información y consulta por correo electrónico no requieren el registro, y este debe respetar el régimen general de protección de datos personales. El texto no dice si el registro equivale a aceptar la notificación electrónica del artículo 56; por prudencia, la autoridad debe obtener y conservar una aceptación expresa y específica.
El mecanismo está descrito en el propio artículo 56. Las notificaciones electrónicas se practican a través del servicio de notificaciones de la sede electrónica de la autoridad, que el artículo 60 define como su dirección electrónica oficial, dotada de medidas jurídicas, organizativas y técnicas que garanticen calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. Los interesados pueden acceder a las notificaciones en el portal único del Estado, que funciona como portal de acceso y que el artículo 60A identifica como la sede electrónica compartida, de titularidad del Estado a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La notificación queda surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda a ella, hecho que debe ser certificado por la administración. No es entonces el envío, ni la mera llegada al buzón, sino el acceso certificado.
Esa regla difiere de otras del derecho de los mensajes de datos. El artículo 53 del CPACA manda aplicar la Ley 527 de 1999 en cuanto sea compatible con la naturaleza de los procedimientos administrativos. Su artículo 24 sitúa la recepción de un mensaje de datos, salvo pacto distinto, cuando ingresa al sistema de información designado por el destinatario, y sus artículos 20 y 21 permiten presumir la recepción a partir del acuse de recibo, sin que la presunción implique que el mensaje corresponda al recibido. Para la notificación administrativa electrónica, el artículo 56 contiene una regla propia: el acceso certificado. Lo razonable es usar la Ley 527 para otros fines, como la prueba del envío, y no para sustituir el momento de perfeccionamiento que el código fijó expresamente.
El inciso segundo del artículo 56 permite que, durante la actuación, el interesado solicite que las notificaciones sucesivas no se hagan por medios electrónicos, sino por los otros medios del Capítulo Quinto, a menos que el uso de medios electrónicos sea obligatorio en los términos del inciso tercero del artículo 53A. Ese inciso faculta al Gobierno nacional, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para fijar mediante reglamento los procedimientos, trámites o servicios en que el uso será obligatorio, y obliga al ministerio a garantizar las condiciones de acceso a las autoridades para quienes no puedan acceder a esos medios. La obligatoriedad requiere, por tanto, un reglamento; si existe para un trámite concreto debe comprobarse y queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN.
Conviene distinguir tres figuras que usan el correo. La notificación personal por medio electrónico del numeral 1 del inciso cuarto del artículo 67 exige igualmente que el interesado acepte. La citación del artículo 68 y el aviso del artículo 69 pueden enviarse al correo que figure en el expediente o en el registro mercantil, pero lo que se envía es una citación o un aviso y no el acto notificado por la sede electrónica; su tratamiento jurisprudencial queda PENDIENTE. Y la Ley 2213 de 2022 regula, en su artículo 8, notificaciones personales por mensaje de datos que se entienden realizadas una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío, con términos que empiezan a contarse cuando el iniciador recibe acuse de recibo o se constata por otro medio el acceso del destinatario; su objeto, según el artículo 1, son las actuaciones judiciales y las de autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales. La nota del editor al artículo 67 invita a tenerla en cuenta para interpretar, pero este tema no concluye que se aplique al procedimiento administrativo ordinario, y el artículo 56 trae su propia regla de perfeccionamiento.
En el plano constitucional, la Sentencia C-1114 de 2003 examinó la notificación por correo electrónico en materia tributaria. Sostuvo que el legislador puede configurar el régimen de notificaciones y adoptar el correo electrónico como recurso tecnológico, que esa notificación se entiende surtida no al enviarse el mensaje sino al día siguiente del recibo, y que las formalidades de la notificación electrónica son materia reservada al legislador, por lo cual declaró inexequible la expresión «en los términos que señale el reglamento». La sentencia es anterior al CPACA y se ocupó del Estatuto Tributario; aporta un criterio útil: el perfeccionamiento y las formalidades de la notificación electrónica no se dejan a la discreción de cada autoridad. El Decreto 620 de 2020, por su parte, reglamenta parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 y 64 del CPACA y regula como servicios ciudadanos digitales base los de interoperabilidad, autenticación digital y carpeta ciudadana digital; su efecto sobre el artículo 56 no se verificó.
Los artículos 61 y 62 completan la prueba. La autoridad debe contar con un registro electrónico, controlar con fecha y hora los documentos enviados y recibidos, y emitir un mensaje que acuse el recibo con fecha y número de radicado. Ese mensaje prueba el envío por el interesado y su recepción por la autoridad, y si los medios de la autoridad fallan el remitente puede insistir dentro de los tres días siguientes, o enviar por otro medio dentro de ese término, con constancia de la falla. Por su parte, quien alegue que notificó electrónicamente debe poder exhibir el certificado de acceso que exige el artículo 56.
Ejemplo colombiano 1: el correo del viernes y el acceso del lunes
Una persona se registra en la sede electrónica de una superintendencia y acepta expresamente ser notificada por ese medio. La autoridad deposita la resolución en el servicio de notificaciones el viernes 13 de marzo de 2026, a las 5:10 de la tarde. La persona accede el lunes 16 a las 8:40 de la mañana y la sede genera el certificado de acceso.
El artículo 56 dice que la notificación queda surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado accede, certificada por la administración. La notificación se perfecciona el lunes 16 a las 8:40, no el viernes. Los diez días para recurrir del artículo 76 se cuentan después de esa fecha, y la persona puede interponer el recurso por medios electrónicos, conforme al artículo 77. Si la superintendencia contara el plazo desde el viernes, recortaría los términos del interesado.
Ejemplo colombiano 2: correo enviado sin aceptación
Una empresa presenta ante una autoridad sectorial una solicitud y en el formulario indica un correo electrónico «para efectos de información». Nunca acepta ser notificada por medios electrónicos. El 22 de abril de 2026 la autoridad le envía por ese correo la resolución que decide la solicitud, y el mismo día deja constancia de que la notificó.
La indicación de un correo para recibir información no equivale a aceptar la notificación electrónica, que el artículo 56 y el numeral 1 del artículo 67 condicionan a la aceptación del administrado. El correo es un buen dato para enviar la citación del artículo 68, pero no perfecciona la notificación. La resolución no se tiene por notificada con ese envío. El efecto que tendrá si la empresa reacciona, por ejemplo con un recurso, se analiza en el tema de conducta concluyente.
Ejemplo colombiano 3: la petición de volver al papel
Un contribuyente aceptó recibir notificaciones electrónicas en un trámite de licencia ante una entidad territorial. Mientras la actuación avanza, solicita por escrito que en adelante se le notifique por citación y aviso, porque su conexión rural es inestable. La entidad se niega alegando que ya aceptó y que el medio electrónico es más económico.
El inciso segundo del artículo 56 permite al interesado solicitar durante la actuación que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, salvo que el uso de medios electrónicos sea obligatorio en los términos del inciso tercero del artículo 53A. La entidad solo podría negarse si un reglamento hiciera obligatorio el medio para ese trámite, y debería acreditarlo. Sin él, debe acceder y notificar las decisiones siguientes por los medios del Capítulo Quinto. La economía administrativa no basta para negar la solicitud.