Los actos particulares, a diferencia de los generales, deben darse a conocer a su destinatario. El artículo 66 del CPACA impone el deber de notificar los actos de carácter particular y concreto en los términos de las disposiciones siguientes, y el artículo 67 fija la vía ordinaria: las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse. La expresión «decisiones que pongan término» remite a los actos definitivos del artículo 43, que son los que deciden directa o indirectamente el fondo del asunto o hacen imposible continuar la actuación. La razón se aprecia al leer el artículo 74, que concede recursos contra los actos definitivos, y el artículo 75, que los niega contra los de trámite, preparatorios o de ejecución salvo norma expresa: la notificación personal protege la oportunidad de recurrir y de demandar, que existe sobre todo frente a la decisión definitiva.
La diligencia tiene un contenido mínimo. Según el inciso segundo del artículo 67, se entrega al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. El inciso tercero añade que el incumplimiento de cualquiera de esos requisitos invalidará la notificación. No es un ritual vacío: la copia íntegra impide notificar un extracto, la autenticidad asegura que el texto entregado sea el de la decisión, la gratuidad impide cobrar por conocerla, y la fecha y la hora permiten contar los términos. Los datos sobre recursos, autoridades y plazos permiten defenderse. La Sentencia C-096 de 2001, con apoyo en el antiguo código, dijo que el conocimiento del acto por el afectado no es una formalidad que pueda suplirse de cualquier manera sino un presupuesto de eficacia de la función administrativa.
Cuando el interesado no comparece por sí mismo, el artículo 68 prevé la citación. Si no hay otro medio más eficaz de informarle, se le envía una citación a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que acuda a notificarse. Debe enviarse dentro de los cinco días siguientes a la expedición del acto y dejarse constancia en el expediente. Si se desconocen esos datos, la citación se publica en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la entidad por cinco días. La cláusula inicial, «si no hay otro medio más eficaz», sugiere que la citación no es un paso rígido cuando existe una forma más rápida de lograr la comparecencia; es una lectura del texto, no una regla expresa.
El inciso cuarto del artículo 67 enumera dos modalidades de notificación personal adicionales a la diligencia presencial. La primera es la notificación por medio electrónico, que procede siempre y cuando el interesado acepte ser notificado así; para actos masivos que tengan origen en convocatorias públicas, la administración puede establecerla en la reglamentación de la convocatoria y debe prever modalidades alternativas para quienes no tengan acceso al medio electrónico. La segunda es la notificación en estrados: toda decisión adoptada en audiencia pública se notifica verbalmente, dejando precisa constancia de las decisiones adoptadas y de que quedaron notificadas, y los términos para recurrir se cuentan desde el día siguiente. La notificación electrónica se estudia con detalle en el tema correspondiente.
La persona autorizada merece atención aparte. El artículo 71 permite a cualquiera que deba notificarse autorizar a otra para que lo haga en su nombre. En la compilación consultada, la exigencia de que el escrito de autorización tuviera presentación personal aparece tachada como derogada por el artículo 626 de la Ley 1564 de 2012. El autorizado solo está facultado para recibir la notificación y cualquier manifestación suya sobre el acto se tiene, de pleno derecho, por no realizada; todo ello sin perjuicio del derecho de postulación. El artículo 5 de la Ley 962 de 2005 coincide: el poder para notificarse no requiere presentación personal y el delegado solo recibe la notificación. Ambos textos exceptúan la notificación del reconocimiento de un derecho con cargo a recursos públicos, de naturaleza pública o de seguridad social, en la que el poder sí requiere presentación personal. Por eso conviene distinguir entre el autorizado, un mero receptor, y el apoderado, que actúa con derecho de postulación y debe ser abogado en ejercicio según el artículo 77.
La notificación personal también fija el punto de partida de los términos. El artículo 76 permite interponer los recursos de reposición y apelación en la propia diligencia o dentro de los diez días siguientes a ella, y el numeral 1 del artículo 87 hace firmes los actos contra los que no procede recurso desde el día siguiente a su notificación, comunicación o publicación, según el caso. Si la diligencia no logra hacerse, el artículo 69 abre la notificación por aviso, objeto del tema siguiente. Una pregunta que el texto no resuelve es si una citación enviada fuera de los cinco días del artículo 68 vicia la notificación posterior; el alcance de ese término queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN en la jurisprudencia.
Ejemplo colombiano 1: pensión reconocida y carta simple
Un fondo territorial de pensiones reconoce una pensión a una señora de ochenta y dos años mediante resolución de 11 de mayo de 2026. Ella no puede desplazarse y envía a su hija con una carta simple, sin presentación personal, que la autoriza para notificarse. El funcionario notifica a la hija el 18 de mayo.
El primer inciso del artículo 71 ya no exige presentación personal del escrito de autorización, pero su inciso final y el artículo 5 de la Ley 962 mantienen la exigencia cuando se notifica el reconocimiento de un derecho con cargo a recursos públicos, de naturaleza pública o de seguridad social. La pensión es uno de esos supuestos. La carta simple no cumple el requisito y la notificación a la hija queda en entredicho. El fondo debe reiniciarla con un poder presentado personalmente o citar a la señora. Además, la hija solo recibe: sus comentarios sobre la resolución se tendrían por no realizados.
Ejemplo colombiano 2: copia sin indicación de recursos
Una secretaría distrital de planeación niega por resolución un permiso de ocupación temporal de espacio público a una asociación de artesanos. El 9 de junio de 2026 su representante legal comparece y recibe copia íntegra, auténtica y gratuita, con fecha y hora, pero la diligencia no indica ante qué autoridad se interponen los recursos ni sus plazos.
El inciso segundo del artículo 67 exige la indicación de los recursos que proceden, de las autoridades ante quienes se interponen y de los plazos, y el inciso tercero dispone que el incumplimiento de cualquiera de los requisitos invalida la notificación. Aunque el representante recibió la copia, la notificación no es válida, y por eso el plazo de diez días del artículo 76 no ha comenzado a correr. La secretaría debe notificar de nuevo. Las consecuencias de la irregularidad y la posibilidad de que la asociación la cure interponiendo recurso se tratan en los temas siguientes.
Ejemplo colombiano 3: decisión adoptada en audiencia sin constancia
Una corporación autónoma regional convoca una audiencia pública el 17 de junio de 2026 dentro de un trámite en el que decide una medida preventiva. El representante de la empresa asiste y la decisión se adopta allí. El acta transcribe lo decidido, pero no consigna que la decisión quedó notificada en estrados, y semanas después la corporación afirma que el plazo para recurrir venció.
El numeral 2 del inciso cuarto del artículo 67 exige dejar precisa constancia no solo de las decisiones adoptadas sino de la circunstancia de que quedaron notificadas, y solo entonces los términos corren desde el día siguiente, que sería el 18 de junio. La corporación debe poder probar esa constancia en el expediente. Si el acta es silenciosa sobre la notificación, la autoridad enfrenta un problema probatorio serio, y el plazo de diez días del artículo 76 no puede darse por vencido con la sola referencia a la audiencia.