La actuación administrativa culmina en una decisión, y el artículo 42 de la Ley 1437 de 2011 describe sus condiciones en dos incisos. Primero, la decisión se toma habiéndose dado oportunidad a los interesados para expresar sus opiniones y con base en las pruebas e informes disponibles, y debe ser motivada. Segundo, resuelve todas las peticiones oportunamente planteadas por el peticionario y por los terceros reconocidos. De allí se deducen cuatro exigencias: audiencia previa de los interesados, base probatoria, motivación y congruencia con lo pedido.
La motivación es la exposición de las razones de hecho y de derecho que llevan a decidir en un sentido. Sin ella, el interesado no puede controvertir el acto. El código lo concreta de modo expreso en el procedimiento sancionatorio: según el artículo 49, el acto que ponga fin al procedimiento debe contener la individualización de la persona natural o jurídica a sancionar, el análisis de los hechos y pruebas en que se funda, las normas infringidas con los hechos probados y la decisión final de archivo o sanción con su fundamentación. Aunque otros procedimientos no tengan una lista equivalente, el numeral 1 del artículo 3 y el artículo 29 de la Constitución exigen que la decisión sea el resultado de un trámite con defensa y contradicción. El artículo 137 incluye entre las causales de nulidad la falsa motivación y el desconocimiento del derecho de audiencia y defensa, pero decidir si una decisión concreta incurre en ellas pertenece al control judicial.
El artículo 43 define los actos definitivos: son los que deciden directa o indirectamente el fondo del asunto o hacen imposible continuar la actuación. Un acto decide directamente el fondo cuando reconoce o niega el derecho, impone o archiva la sanción. Decide indirectamente cuando, sin pronunciarse formalmente sobre la pretensión, produce el mismo efecto, como un acto que rechaza la solicitud por una razón que impide estudiarla. Y hace imposible continuar el que pone término al trámite, como el que decreta el desistimiento tácito del artículo 17 o archiva por falta de competencia. Son ilustraciones del curso, no enumeración legal. La clasificación importa porque determina qué se puede impugnar: el artículo 74 dice que, por regla general, proceden recursos contra los actos definitivos, y el artículo 75 excluye los recursos contra los actos de carácter general, de trámite, preparatorios o de ejecución, salvo norma expresa. Los actos de trámite impulsan el procedimiento, como un decreto de pruebas; los definitivos lo concluyen o resuelven su objeto.
La decisión puede ser discrecional, y el artículo 44 fija su límite: en la medida en que su contenido sea discrecional, ya sea de carácter general o particular, debe ser adecuada a los fines de la norma que la autoriza y proporcional a los hechos que le sirven de causa. La discrecionalidad es un margen de elección, no una zona sin control; el fin de la norma y la relación con los hechos son los puntos de verificación. En materia sancionatoria, el artículo 50 ofrece criterios para graduar la gravedad de las faltas y el rigor de las sanciones, salvo lo dispuesto en leyes especiales: el daño o peligro generado, el beneficio económico obtenido, la reincidencia, la resistencia a la investigación, el uso de medios fraudulentos, el grado de prudencia y diligencia, la renuencia a cumplir órdenes y el reconocimiento de la infracción antes del decreto de pruebas. Motivar la sanción significa mostrar cómo operaron esos criterios.
Antes de que el acto exista, la autoridad tiene el deber de depurar el trámite. El artículo 41 la obliga, en cualquier momento anterior a la expedición del acto, de oficio o a petición de parte, a corregir las irregularidades de la actuación para ajustarla a derecho y a adoptar las medidas necesarias para concluirla. Después de expedido el acto, el artículo 45 permite corregir en cualquier tiempo, de oficio o a petición de parte, los errores simplemente formales, sean aritméticos, de digitación, de transcripción o de omisión de palabras. Establece tres límites: la corrección no puede cambiar el sentido material de la decisión, no revive los términos legales para demandar el acto y debe notificarse o comunicarse a todos los interesados según corresponda. Lo que modifica el sentido material solo puede hacerse por otras vías, como la revocación directa, que tiene causales propias en el artículo 93.
La decisión solo cumple su función cuando llega al interesado. Según el artículo 67, las decisiones que ponen término a una actuación se notifican personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona autorizada. En la diligencia se entrega copia íntegra, auténtica y gratuita del acto, con la fecha y hora, los recursos procedentes, las autoridades ante quienes se interponen y los plazos; el incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalida la notificación. La notificación personal puede hacerse por medio electrónico si el interesado lo acepta, o en estrados si la decisión se adopta en audiencia pública. Si no es posible, el artículo 68 prevé citar al interesado dentro de los cinco días siguientes a la expedición, y el artículo 69, el aviso. El artículo 72 sanciona su omisión: sin el lleno de los requisitos no se tiene por hecha la notificación ni produce efectos legales la decisión, a menos que el interesado revele que conoce el acto, consienta la decisión o interponga los recursos. Para los terceros que no intervinieron y cuyo domicilio se desconoce, rige el artículo 73, y para las decisiones nacidas de una petición de interés general, el artículo 65 permite comunicarlas por cualquier medio eficaz.
Finalmente, la decisión definitiva tiene efectos en cuanto adquiere firmeza. El artículo 87 la fija: desde el día siguiente a la notificación si no procede recurso; desde el día siguiente a la notificación de la decisión de los recursos interpuestos; desde el vencimiento del término para recurrir si no se interpusieron o se renunció a ellos; desde la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos; y desde la protocolización del silencio positivo. Mientras el acto no esté en firme, el numeral 11 del artículo 9 prohíbe ejecutarlo. Una vez firme, el artículo 89 permite a la autoridad ejecutarlo por sí misma, salvo disposición en contrario.
Ejemplo colombiano 1: decisión que ignora la petición de un tercero reconocido
Una secretaría de hacienda municipal hipotética tramita la solicitud de un contribuyente para que se le devuelva un pago de lo no debido. En marzo de 2025 reconoce como tercero interesado a la copropietaria del inmueble, que pidió expresamente que la devolución se le pagara a ella y no a él. La resolución del 15 de agosto ordena devolver al contribuyente y no menciona esa petición. El análisis: el inciso segundo del artículo 42 exige resolver todas las peticiones oportunamente planteadas por el peticionario y por los terceros reconocidos. La resolución omitió una. La copropietaria puede interponer los recursos del artículo 74 y el artículo 80 obliga a que la decisión del recurso resuelva todas las peticiones oportunamente planteadas. Antes de expedir el acto, el artículo 41 habría permitido corregir la omisión.
Ejemplo colombiano 2: corrección de un número de matrícula
Una curaduría urbana hipotética expide el 12 de mayo de 2025 una resolución de licencia que transcribe mal un dígito de la matrícula inmobiliaria del predio. En octubre advierte el error y lo corrige de oficio, notificando al titular y a los vecinos que intervinieron. Un vecino sostiene que, con la corrección, se reabre el plazo para demandar la licencia. El análisis: el artículo 45 autoriza corregir en cualquier tiempo los errores de transcripción, porque no alteran el sentido material de la decisión. La misma norma dispone que la corrección no revive los términos para demandar, de modo que el vecino no gana tiempo. Y debe notificarse o comunicarse a todos los interesados, lo que la curaduría hizo. Si el error hubiera consistido en cambiar el área autorizada de 100 a 1.000 metros cuadrados, sí habría cambiado el sentido material y no cabría esta vía.
Ejemplo colombiano 3: archivo del trámite por falta de competencia
Un instituto departamental hipotético recibe en noviembre de 2025 una solicitud que corresponde a una entidad de otro nivel y, en lugar de remitirla, ordena archivarla mediante resolución. El solicitante pregunta si debe esperar otra decisión o si puede reaccionar. El análisis: el artículo 43 califica como definitivo el acto que hace imposible continuar la actuación, y el archivo lo hace. Proceden contra él los recursos del artículo 74 que correspondan según quién lo expidió. Además, el artículo 21 obliga a quien no es competente a informar y remitir la petición, de modo que el archivo pudo infringirlo. Por último, el acto solo quedará en firme según el artículo 87, y mientras tanto no puede ejecutarse.