El artículo 40 de la Ley 1437 de 2011 establece la regla general de la prueba en la actuación administrativa: durante la actuación y hasta antes de que se profiera la decisión de fondo se pueden aportar, pedir y practicar pruebas, de oficio o a petición del interesado, sin requisitos especiales. La autoridad no está limitada a lo que las partes le entreguen, porque el principio de eficacia del artículo 3 la obliga a sanear las irregularidades y a evitar decisiones inhibitorias, y el interesado no cumple ritos para pedir una prueba. El tope temporal es la decisión de fondo.
La garantía correlativa es la contradicción. El mismo artículo 40 dispone que el interesado contará con la oportunidad de controvertir las pruebas aportadas o practicadas dentro de la actuación, antes de que se dicte una decisión de fondo. Esa oportunidad es coherente con el numeral 8 del artículo 5, que reconoce el derecho a aportar pruebas y a que se valoren, y con el artículo 29 de la Constitución, que extiende el debido proceso a las actuaciones administrativas y declara nula de pleno derecho la prueba obtenida con violación del debido proceso.
El código regula con cuidado la decisión sobre las solicitudes de pruebas: contra el acto que decide la solicitud no proceden recursos. La regla evita que el trámite probatorio se paralice por impugnaciones intermedias, pero no convierte la decisión en arbitraria. El numeral 14 del artículo 9 prohíbe a las autoridades no practicar oportunamente las pruebas decretadas o denegar sin justa causa las solicitadas, y el artículo 41 permite pedir en cualquier momento anterior al acto que se corrijan las irregularidades de la actuación. En la lectura de este curso, que el texto no establece expresamente, una denegación injustificada puede plantearse como fundamento de inconformidad en el recurso contra la decisión definitiva, pues el artículo 77 exige sustentar los motivos del recurso.
Los gastos de la práctica de pruebas corren por cuenta de quien las pidió, y se distribuyen en cuotas iguales si son varios los interesados. Los medios admisibles son, según el mismo artículo, todos los señalados en el Código de Procedimiento Civil, referencia que la compilación conserva igual que el artículo 306. El Código General del Proceso, Ley 1564 de 2012, sustituyó a aquel estatuto en el proceso civil; si estas remisiones deben leerse hoy hacia el nuevo código no se verificó en el texto de esa ley y queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN.
En el procedimiento sancionatorio las pruebas tienen un calendario propio. Según el artículo 47, los investigados pueden presentar descargos y solicitar o aportar pruebas dentro de los quince días siguientes a la notificación de los cargos. Ese texto manda rechazar de manera motivada las pruebas inconducentes, impertinentes y superfluas, y no atender las practicadas ilegalmente. En el vocabulario procesal habitual, es inconducente la prueba que no sirve legalmente para demostrar el hecho, impertinente la que no guarda relación con los hechos discutidos y superflua la que busca probar lo que ya está suficientemente probado. Son definiciones doctrinales, no texto del código. Para practicar las pruebas, el artículo 48 prevé un período no mayor de treinta días, ampliable hasta sesenta cuando haya tres o más investigados o deban practicarse en el exterior, y al terminar da traslado al investigado por diez días para alegar. Los procedimientos sancionatorios fiscales tienen términos más cortos, según el parágrafo añadido por la Ley 2080 de 2021.
También se prueba en los recursos. El numeral 3 del artículo 77 exige solicitar y aportar las pruebas que se pretendan hacer valer. Según el artículo 79, los recursos se resuelven de plano, salvo que se hayan pedido pruebas o el funcionario las considere necesarias de oficio. Si se presentan pruebas con el recurso en un trámite con más de una parte, se da traslado a las demás por cinco días; si hay que practicarlas, el término no excede de treinta días, y el acto que las decreta indica el día en que vence. El artículo 86, por su parte, suspende el plazo de dos meses del silencio negativo en recursos mientras dure la práctica de pruebas.
La administración no puede trasladar al interesado el costo de reunir lo que ya tiene el Estado. El numeral 4 del artículo 9 prohíbe exigir constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad. El artículo 14 de la Ley 962 de 2005, que da nueva redacción al artículo 16 del Decreto-ley 2150 de 1995, ordena a la entidad que necesita comprobar una circunstancia que obra en otra entidad pública solicitarla a ella, y precisa que en tal caso la carga de la prueba no corresponde al usuario. La entidad requerida debe responder en un plazo no mayor de diez días. El artículo 9 del Decreto 19 de 2012 repite la prohibición y su parágrafo permite al solicitante indicar la entidad donde reposan. Estas reglas no eximen a quien afirma un hecho favorable de probarlo cuando la prueba está solo en su poder; delimitan lo que no se le puede exigir. Su vigencia posterior a la compilación consultada queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN.
Las pruebas electrónicas se rigen, además, por la Ley 527 de 1999. Su artículo 5 impide negar efectos jurídicos a la información por estar en forma de mensaje de datos, y su artículo 10 declara los mensajes de datos admisibles como medios de prueba y ordena que en toda actuación administrativa o judicial no se niegue eficacia probatoria a un mensaje de datos por serlo ni por no presentarse en su forma original. El artículo 11 fija el criterio de valoración: la sana crítica y factores como la confiabilidad de la generación, el archivo y la comunicación del mensaje, la conservación de su integridad y la identificación de su iniciador. El artículo 62 del código atribuye al acuse de recibo la condición de prueba del envío y de la recepción.
Todo este esfuerzo probatorio tiene un destino. El artículo 42 manda decidir con base en las pruebas e informes disponibles, y el artículo 4 del Decreto 19 de 2012 recuerda que las autoridades no están relevadas de considerar y valorar todos los argumentos de los interesados y los medios de prueba decretados y practicados. La prueba ignorada sustenta el reproche de una decisión mal motivada.
Ejemplo colombiano 1: descargos con cinco pruebas
Una superintendencia hipotética formula cargos el 8 de abril de 2025 a una empresa de seguridad privada por irregularidades en la contratación de vigilantes. En los quince días de descargos, la empresa solicita cinco pruebas: un testimonio, una inspección en la sede investigada, una inspección en otra sede no investigada, un segundo testimonio idéntico al primero y un dictamen. El análisis procede así. Primero, el artículo 47 abre el término de quince días. Segundo, debe rechazar de manera motivada las pruebas inconducentes, impertinentes y superfluas: la inspección de la otra sede es impertinente y el testimonio idéntico es superfluo. Tercero, con las restantes abre el período del artículo 48, no mayor de treinta días. Cuarto, según el artículo 40 la decisión sobre la solicitud de pruebas no admite recurso, pero su motivación permite plantear el reproche después.
Ejemplo colombiano 2: correo electrónico como prueba ante una alcaldía
Un contratista aporta el 14 de julio de 2025, en una actuación ante una alcaldía hipotética, una cadena de correos con la supervisora donde ella acepta recibir un informe. La alcaldía responde que no tiene valor porque no es original. El análisis: el artículo 5 de la Ley 527 impide negar efectos jurídicos a la información por estar en forma de mensaje de datos, y el artículo 10 prohíbe negarle eficacia probatoria por no haberse presentado en original. El artículo 11 exige valorarlo con sana crítica, atendiendo a la confiabilidad de su generación y archivo, a su integridad y a la identificación de su iniciador. La alcaldía puede dudar de su autenticidad, pero debe razonar esa duda en la decisión.
Ejemplo colombiano 3: certificado que ya reposa en otra entidad
Un ciudadano solicita en noviembre de 2025 ante la secretaría de planeación de un municipio hipotético un permiso, y esta le exige un certificado de tradición que debe expedir la oficina de registro. Primero, el numeral 4 del artículo 9 prohíbe exigir documentos que ya reposan en la propia entidad, pero este reposa en otra. Segundo, el artículo 14 de la Ley 962 de 2005 indica que la entidad que necesita comprobar una circunstancia que obra en otra entidad pública debe pedírsela y que la carga de la prueba no corresponde al usuario. Tercero, el parágrafo del artículo 9 del Decreto 19 permite al solicitante indicar dónde reposa. Cuarto, la entidad requerida tiene diez días para responder.