Los términos son la medida del tiempo de la administración y del administrado. Para la autoridad, la Ley 1437 de 2011 los convierte en deber: el numeral 13 del artículo 3 exige adelantar los procedimientos dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas, el numeral 10 del artículo 9 prohíbe demorar sin justificación la producción, comunicación o notificación del acto, y el artículo 31 tipifica como falta para el servidor público la falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver. Para el particular, son cargas: quien no cumple un requerimiento o no recurre a tiempo pierde la oportunidad. Una advertencia: los artículos leídos no incluyen una regla de cómputo; si los días son hábiles o calendario queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN en la norma general correspondiente, que no se leyó.
El plazo de respuesta a las peticiones está en el artículo 14, sustituido por la Ley 1755 de 2015. Salvo norma legal especial, toda petición debe resolverse dentro de los quince días siguientes a su recepción. Hay dos términos especiales. Las peticiones de documentos y de información se resuelven en diez días; si en ese lapso no se responde, se entiende para todos los efectos legales que la solicitud fue aceptada y las copias se entregan dentro de los tres días siguientes. Las consultas sobre materias a cargo de la autoridad se resuelven en treinta días. El parágrafo permite, excepcionalmente, resolver después de esos plazos, pero exige informar al interesado antes del vencimiento los motivos de la demora y señalar un plazo razonable, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto. La compilación remite, en una nota de vigencia, a la ampliación temporal de términos del artículo 5 del Decreto Legislativo 491 de 2020, medida de la emergencia sanitaria que el artículo 2 de la Ley 2207 de 2022 derogó; los plazos aquí descritos son los ordinarios del artículo 14.
Otros artículos modifican o condicionan esos plazos. Si la autoridad no es la competente, el artículo 21 la obliga a informarlo en cinco días y a remitir la petición, y los términos para decidir se cuentan desde el día siguiente a la recepción por la autoridad competente. Si la petición está incompleta o requiere una gestión a cargo del peticionario, el artículo 17 permite requerirlo dentro de los diez días siguientes a la radicación, para que complete en el término máximo de un mes. Desde el día siguiente a que aporte lo requerido se reactiva el término para resolver. Si no cumple, se entiende que desistió, salvo que antes de vencer el plazo solicite prórroga hasta por un término igual. Vencidos los plazos sin cumplimiento, la autoridad decreta el desistimiento y el archivo mediante acto motivado, notificado personalmente, contra el cual solo procede reposición, sin perjuicio de volver a presentar la solicitud con los requisitos. Las garantías son el requerimiento oportuno, el tiempo para cumplirlo, la prórroga y un acto motivado antes de cerrar.
Varios eventos suspenden el tiempo. Según el artículo 12, la actuación se suspende desde la manifestación del impedimento o la presentación de la recusación hasta que se decida, y el cómputo de los términos del silencio administrativo se reinicia una vez vencidos los plazos del impedimento. Mientras se resuelve un conflicto de competencia, los términos del artículo 14 se suspenden, según el artículo 39. Y el plazo de dos meses para decidir recursos se suspende mientras dure la práctica de pruebas, conforme al artículo 86. Si fallan los medios electrónicos de la autoridad, el artículo 62 permite insistir en el envío dentro de los tres días siguientes, o remitir el documento por otro medio, si hay constancia de la falla.
En el procedimiento sancionatorio los plazos se encadenan. El artículo 47 otorga quince días desde la notificación de cargos para descargos y pruebas; el artículo 48 prevé un período probatorio no mayor de treinta días, hasta sesenta si hay tres o más investigados o pruebas en el exterior, y diez días de traslado para alegatos; el artículo 49 ordena proferir el acto definitivo dentro de los treinta días siguientes a los alegatos. La Ley 2080 de 2021 abrevió estos plazos para el procedimiento sancionatorio fiscal. Sobre ese conjunto actúa el artículo 52: la facultad sancionatoria caduca a los tres años de ocurrido el hecho, la conducta o la omisión, término dentro del cual el acto que impone la sanción debe haber sido expedido y notificado. Los recursos deben decidirse en un año desde su interposición, y si no se deciden se entienden fallados a favor del recurrente; la sanción prescribe a los cinco años de su ejecutoria. En la Sentencia C-875 de 2011, la Corte declaró exequible el aparte según el cual los recursos no decididos en ese término se entienden fallados a favor del recurrente; otras posibles reformas o interpretaciones posteriores del artículo quedan PENDIENTES DE VERIFICACIÓN.
Los recursos tienen sus propios plazos. El artículo 76 exige interponer reposición y apelación en la diligencia de notificación personal o dentro de los diez días siguientes a ella o a la notificación por aviso o al vencimiento de la publicación; contra los actos presuntos pueden interponerse en cualquier tiempo, salvo que se haya acudido ante el juez. El artículo 74 da cinco días para la queja. Si el recurso no se resuelve, el artículo 86 dispone que, transcurridos dos meses desde la interposición de reposición o apelación sin decisión expresa, se entiende negativa, sin eximir a la autoridad de responsabilidad ni impedirle resolver mientras no se haya notificado el auto admisorio de la demanda. El cuarto inciso de ese artículo calificaba como falta disciplinaria gravísima la no resolución oportuna de los recursos. En la Sentencia C-721 de 2015, la Corte declaró inexequible solo la expresión «gravísima», por considerar desproporcionado castigar con la máxima sanción un vencimiento de términos que no afecte otros bienes jurídicos; el grado de la falta se define en cada caso. La sentencia cita el estatuto disciplinario de entonces, y el régimen aplicable hoy queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN.
El silencio completa el sistema. Según el artículo 83, transcurridos tres meses desde la presentación de una petición sin que se haya notificado la decisión, se entiende negativa; si la ley señala un plazo superior a tres meses, el silencio se produce al mes siguiente a la fecha en que debió decidirse. Ese silencio no exime de responsabilidad a la autoridad ni la excusa de decidir la petición inicial, salvo que el interesado haya recurrido el acto presunto o que se haya notificado el auto admisorio de la demanda. El silencio positivo del artículo 84 solo opera en los casos expresamente previstos en leyes especiales, y el artículo 85 regula la protocolización para invocarlo.
Ejemplo colombiano 1: consulta contestada tarde con aviso extemporáneo
Un gremio de transportadores radica el 4 de marzo de 2025 una consulta ante un ministerio hipotético sobre la interpretación de una norma de su sector. El ministerio no responde en el plazo y, cuarenta y cinco días después, envía un oficio explicando que la complejidad del tema exige más tiempo y que contestará en un mes. Primero, el numeral 2 del artículo 14 fija treinta días para las consultas. Segundo, el parágrafo permite ampliar el plazo solo si la autoridad informa antes del vencimiento los motivos y señala un plazo razonable. Tercero, el aviso llegó después de vencido el término, de modo que no cumple la condición. Cuarto, el artículo 31 tipifica la falta de atención a los términos.
Ejemplo colombiano 2: requerimiento y desistimiento tácito
Un ciudadano radica el 6 de mayo de 2025 ante una secretaría de gobierno hipotética una solicitud de inscripción de una junta de vecinos, sin anexar el acta de constitución. La secretaría lo requiere a los nueve días para que la aporte. El ciudadano no responde ni pide prórroga durante el mes siguiente. Primero, el requerimiento dentro de los diez días de la radicación cumple el artículo 17. Segundo, el ciudadano tenía un mes para completar y podía pedir prórroga antes de su vencimiento. Tercero, no lo hizo, por lo que se entiende que desistió, y la secretaría debe expedir acto motivado y notificarlo personalmente. Cuarto, solo cabe reposición, y puede presentar la solicitud de nuevo con el acta.
Ejemplo colombiano 3: silencio negativo y decisión tardía
Una empresa solicita el 10 de enero de 2025 a una autoridad ambiental hipotética la modificación de un permiso y no recibe decisión. Pasados tres meses, el abogado pregunta qué puede hacer. Primero, el artículo 83 indica que, transcurridos tres meses sin notificar decisión, la petición se entiende negada. Segundo, el artículo 76 permite recurrir ese acto presunto en cualquier tiempo, salvo que ya se haya acudido al juez. Tercero, la autoridad conserva el deber de decidir la petición inicial, salvo que se interponga recurso contra el acto presunto o se notifique el auto admisorio de una demanda. Cuarto, el silencio no la exime de responsabilidad, conforme al mismo artículo 83.