Rechazar una propuesta es sacarla del proceso sin evaluarla, o sin seguirla evaluando, y por eso el ordenamiento exige que la causa sea clara, previa y proporcionada. Subsanar es corregir o completar lo que le falta a una propuesta sin cambiar su contenido competitivo. Ambas figuras responden al mismo equilibrio: las formas protegen la igualdad entre los oferentes, pero no pueden convertirse en una trampa. La Ley 80 de 1993 lo expresa en el principio de economía: las normas de los procedimientos contractuales no deben dar ocasión a trámites adicionales ni permitir que se invoquen defectos de forma o la inobservancia de requisitos para no decidir (numeral 2 del artículo 25), y las autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales ni formalidades rituales, salvo mandato legal perentorio y expreso (numeral 15).
La regla de subsanación está en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, en el texto del artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. Primero, la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para comparar las propuestas, no sirven de título suficiente para rechazar los ofrecimientos. Segundo, todos los requisitos que no afecten la asignación de puntaje deben ser solicitados por la entidad y entregados por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad. Tercero, se rechazan las ofertas de quienes no suministren lo solicitado hasta ese plazo. Y cuarto, durante el término para subsanar los proponentes no pueden acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre. La carga es doble: la entidad debe pedir lo subsanable, no esperar a que el proponente adivine qué falta, y el proponente debe responder en el plazo.
La frontera entre subsanar y mejorar la marca el criterio del puntaje. Lo que afecta la asignación de puntaje, como la experiencia que se califica o el factor técnico ofertado, queda fuera de la regla de subsanación, porque completarlo equivale a mejorar la oferta, y el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 prohíbe que, al observar el informe de evaluación, los oferentes completen, adicionen, modifiquen o mejoren sus propuestas. Lo que se puede aclarar o completar es lo habilitante o documental que no entra a competir. Tampoco puede el proponente demostrar hechos nuevos: si no cumplía una condición al cierre, un documento posterior que la acredite no sirve. El alcance exacto de lo que cuenta como subsanable en documentos concretos, como las certificaciones de experiencia con errores, lo ha precisado la jurisprudencia del Consejo de Estado, que la compilación lista en sus notas y no se leyó, de modo que ese desarrollo queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN.
Hay tres excepciones o variantes. La primera es la garantía de seriedad: el parágrafo 3 del mismo artículo declara que no entregarla junto con la propuesta no es subsanable y es causal de rechazo. La segunda es la subasta, donde los documentos no necesarios para comparar las propuestas se solicitan hasta el momento previo a su realización (parágrafo 4). La tercera es la mínima cuantía, donde la entidad debe fijar en la invitación un término preclusivo para recibir los documentos subsanables y, si no lo fija, los proponentes pueden subsanar hasta antes de que termine el traslado del informe de evaluación (numeral 5 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015). En esa misma modalidad la entidad revisa primero la oferta de menor precio y, si no cumple las condiciones de la invitación, pasa a la del segundo mejor precio, y así sucesivamente, sin perjuicio de la oportunidad de subsanar.
Las causales de rechazo deben estar previstas. El pliego tiene que enumerar las causas que dan lugar a rechazar una oferta (numeral 6 del artículo 2.2.1.1.2.1.3, en la redacción del Decreto 997 de 2026), y los documentos tipo incluyen causales de rechazo y reglas de interpretación (artículo 2.2.1.2.6.1.3, numeral 2). Además de las del pliego hay causas con fuente legal directa: la falta de la garantía de seriedad y la omisión de entregar lo solicitado dentro del término de subsanación; la inhabilidad por parentesco entre oferentes de los literales g y h del numeral 1 del artículo 8 de la Ley 80, para lo cual el artículo 2.2.1.1.2.2.5 exige dejar constancia de la fecha y la hora de recibo de las ofertas; y la oferta de valor artificialmente bajo cuando, tras pedir explicaciones, el comité evaluador recomienda rechazarla (artículo 2.2.1.1.2.2.4). La lista del pliego no puede apoyarse en exigencias que la ley prohíbe: por ejemplo, el artículo 6 de la Ley 1150 impide exigir documentos que deban usarse para la inscripción en el Registro Único de Proponentes, y el parágrafo 5 del artículo 5 obliga a aceptar la experiencia lograda con particulares.
El rechazo, como el resto de la evaluación, debe motivarse. El numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80 exige motivar en forma detallada y precisa los informes de evaluación y el acto de adjudicación, y el numeral 2 garantiza que los interesados conozcan y controviertan los informes. Lo usual es que la causal se anuncie en el informe, que el proponente la observe durante el traslado y que la entidad se pronuncie al responder las observaciones, antes de la decisión final de adjudicar o declarar desierto el proceso, tema del subtema siguiente.
Ejemplo colombiano 1: el rechazo por no adjuntar lo que ya consta en el RUP
Un departamento hipotético adelanta una licitación de suministro de equipos de laboratorio y rechaza la oferta de una sociedad porque no anexó los certificados de experiencia y los estados financieros que ya estaban inscritos en su Registro Único de Proponentes.
El artículo 6 de la Ley 1150 dispone que el certificado del RUP es plena prueba de lo verificado por la cámara de comercio, que las condiciones del numeral 1 del artículo 5 se demuestran exclusivamente con él, y que las entidades no pueden exigir ni los proponentes aportar la documentación que sirvió para la inscripción. Rechazar por no anexarlos carece de fundamento. Solo cabría verificación adicional directa si el objeto exigiera requisitos que el registro no contiene.
Ejemplo colombiano 2: la garantía de seriedad que llega durante el traslado
Un proponente presenta su oferta en la licitación de una escuela rural en un municipio hipotético, pero olvida adjuntar la garantía de seriedad. Cuando la entidad publica el informe de evaluación, el proponente entrega una póliza expedida el día del traslado.
El parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1150 declara que no entregar la garantía junto con la propuesta no es subsanable y es causal de rechazo. Aunque el parágrafo 1 permite aportar hasta el traslado del informe los documentos no necesarios para comparar las propuestas, la garantía de seriedad queda excluida de ese beneficio. La entidad debe rechazar la oferta mediante decisión motivada y no recibir la póliza posterior como subsanación.
Ejemplo colombiano 3: una Mipyme que cumple el año de existencia después del cierre
Un municipio hipotético limita a Mipyme colombianas con mínimo un año de existencia una selección abreviada de menor cuantía. Una sociedad constituida el 15 de abril del año anterior presenta oferta el 10 de marzo y, durante el término de subsanación, el 20 de abril, entrega un certificado de existencia que ya muestra un año de constituida.
El artículo 2.2.1.2.4.2.2 exige un año de existencia como condición de la convocatoria limitada, y el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 prohíbe acreditar durante la subsanación circunstancias ocurridas después del cierre. Cumplir el año el 15 de abril es una de ellas: el certificado no subsana la falta que existía el día del cierre, y la entidad debe tratar la oferta como no habilitada.