La evaluación es la etapa en que la entidad confronta las propuestas con las reglas del pliego para determinar cuál es la más favorable. Se hace en dos movimientos que el Estatuto separa con cuidado. El primero es la verificación de los requisitos habilitantes: la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización del proponente se verifican como requisitos de participación y no otorgan puntaje, salvo en la selección de consultores, y deben ser adecuados y proporcionales a la naturaleza y el valor del contrato (numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007). En la Sentencia C-713 de 2009 la Corte Constitucional declaró exequible, por el cargo analizado, que esas condiciones no otorguen puntaje, con el argumento de que lo que garantiza la libre concurrencia es el acceso de quienes tengan la posibilidad real de ofrecer lo que la administración demanda, y que las condiciones del oferente son verificables y no calificables. El segundo movimiento es la ponderación de las ofertas habilitadas.
La oferta más favorable es la más ventajosa para la entidad según los factores técnicos y económicos y la ponderación precisa y detallada contenidos en los pliegos, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes (numeral 2 del artículo 5, en el texto del artículo 88 de la Ley 1474 de 2011). En obra pública no se evalúa el menor plazo ofrecido, y la entidad compara las ofertas con la consulta de precios y condiciones del mercado. La ley ofrece dos alternativas cuando se tienen en cuenta factores técnicos y económicos: ponderar calidad y precio con puntajes o fórmulas fijados en el pliego, o ponderar los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio. En este último caso, el artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015, en la redacción del artículo 9 del Decreto 997 de 2026, exige que el pliego señale las condiciones técnicas y económicas mínimas, las adicionales que representen ventajas de calidad, funcionamiento o economía, y el valor en dinero asignado a cada una. La entidad resta esos valores del precio total ofrecido, la mejor relación es la que arroja el resultado más bajo, y el contrato se firma por el precio total ofrecido. Esa redacción entra a regir de forma progresiva según el artículo 14 del Decreto 997, y exige incluir criterios ambientales o sociales entre los de calidad.
Otras reglas cambian según el objeto. Cuando se adquieren bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, el pliego incluye como único factor de evaluación el menor precio (numeral 3 del artículo 5). En la selección de consultores se usan factores técnicos y el precio no puede ser factor de escogencia, aunque pueden valorarse la experiencia específica del oferente y del equipo (numeral 4). Por eso en el concurso de méritos el artículo 2.2.1.2.1.3.2 ordena adjudicar al oferente que haya cumplido todos los requisitos y obtenido el mayor puntaje. El parágrafo 5 del artículo 5 obliga a aceptar la experiencia adquirida con contratos celebrados con particulares, y el parágrafo 2 impide calificar las certificaciones de calidad.
Para evaluar, la entidad puede designar un comité evaluador de servidores públicos o de particulares contratados, que debe actuar con objetividad y según las reglas del pliego (artículo 2.2.1.1.2.2.3). Su carácter asesor no lo exime de responsabilidad, y si la entidad no acoge su recomendación debe justificarlo. Sus miembros están sujetos al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés. En la mínima cuantía basta quien designe el ordenador del gasto, sin comité plural. El numeral 7 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 ordena que el pliego señale un plazo razonable para elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos y para pedir aclaraciones, y el numeral 8 aclara que los oferentes no pueden completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
El resultado se consigna en el informe de evaluación, que debe motivarse de forma detallada y precisa (numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80) y permitir a los interesados conocerlo y controvertirlo (numeral 2). El traslado varía por modalidad: cinco días hábiles en la licitación, según el numeral 8 del artículo 30; tres días hábiles en la selección abreviada de menor cuantía (artículo 2.2.1.2.1.2.20) y en el concurso de méritos (artículo 2.2.1.2.1.3.2); y mínimo un día hábil en la mínima cuantía (artículo 2.2.1.2.1.5.2). En la licitación de obra pública, el informe sobre los habilitantes y los requisitos con puntaje distintos de la oferta económica se publica durante cinco días hábiles, tras los cuales la entidad responde las observaciones y publica el informe final; la oferta económica se evalúa después, en la audiencia (parágrafo 3 del artículo 30, adicionado por la Ley 1882 de 2018).
Dos situaciones especiales aparecen en esta etapa. Si el valor de una oferta parece artificialmente bajo, la entidad debe requerir al oferente para que explique el precio; el comité o quien evalúe recomienda rechazarla o continuar el análisis, y debe seguir analizándola si el valor responde a circunstancias objetivas del oferente y de su oferta que no ponen en riesgo el cumplimiento (artículo 2.2.1.1.2.2.4, que en la subasta inversa se aplica al precio final). Y si el puntaje total empata, el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020 manda aplicar de forma sucesiva y excluyente una escala de factores, respetando los compromisos internacionales vigentes: primero preferir bienes o servicios nacionales frente a extranjeros, luego las preferencias por mujeres cabeza de familia, personas con discapacidad, población étnica, personas en reincorporación, Mipyme y otras hasta llegar a la última, un método aleatorio previsto de antemano en los documentos del proceso. Por último, el artículo 58 de la Ley 2195 de 2022 obliga a reducir en dos por ciento el total de puntos a quien haya recibido multas o cláusulas penales en el último año, salvo en la selección abreviada de bienes uniformes, la mínima cuantía y los procesos que solo ponderan el menor precio, y sin aplicar la reducción cuando los actos que impusieron las multas son objeto de medios de control jurisdiccional.
Ejemplo colombiano 1: concurso de méritos para diseñar un viaducto
Un instituto de desarrollo departamental hipotético, establecimiento público, adelanta un concurso de méritos para los diseños de un viaducto. El oferente A cobra 800 millones de pesos y obtiene 85 puntos; el oferente B cobra 1.100 millones y obtiene 92 puntos por experiencia y equipo.
El numeral 4 del artículo 5 de la Ley 1150 impide incluir el precio como factor de escogencia en la selección de consultores, y el artículo 2.2.1.2.1.3.2 manda adjudicar al oferente que cumpla todos los requisitos y tenga el mayor puntaje. Por eso gana B, aunque su honorario sea más alto. La entidad debe publicar el informe de evaluación durante tres días hábiles y responder las observaciones antes de adjudicar.
Ejemplo colombiano 2: una evaluación por costo-beneficio
Una gobernación hipotética abre una licitación para suministrar ambulancias medicalizadas y define en el pliego un esquema de costo-beneficio, con valores en dinero para cada ventaja adicional. Las ofertas son: A, precio de 1.000 millones y ventajas por 80; B, precio de 950 y ventajas por 20; C, precio de 980 y ventajas por 70.
Según el artículo 2.2.1.1.2.2.2, se resta del precio total el valor de las ventajas: A queda en 920, B en 930 y C en 910. La mejor relación costo-beneficio es la de menor resultado, así que gana C, y el contrato se suscribe por el precio total ofrecido, 980 millones, no por 910. Todo supone que el pliego señaló las condiciones mínimas, las adicionales y el valor monetario asignado a cada una.
Ejemplo colombiano 3: dos ofertas con el mismo puntaje
En una licitación de suministro de uniformes de una gobernación hipotética, dos ofertas empatan con 90 puntos. La oferta A ofrece bienes nacionales y la B, bienes extranjeros sin trato nacional pactado por acuerdo comercial. El pliego previó un método aleatorio como último recurso.
El artículo 35 de la Ley 2069 obliga a aplicar los factores en orden sucesivo y excluyente. El primero es preferir bienes o servicios nacionales frente a extranjeros, y resuelve el empate a favor de A sin necesidad del método aleatorio, que solo se usaría si las ofertas siguieran empatadas tras recorrer toda la escala. Si un acuerdo comercial vigente diera trato nacional a los bienes de B, la entidad tendría que respetarlo y pasar al siguiente factor.