El aviso de convocatoria es el documento con el que la entidad anuncia públicamente que va a adelantar un proceso de selección y llama a los interesados a participar. Lo regula el artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015, y el artículo 2.2.1.1.1.3.1 lo cuenta entre los Documentos del Proceso. No se confunde con el pliego de condiciones, que fija las reglas completas del proceso, ni con el acto de apertura, que es la decisión administrativa de iniciarlo: el aviso informa, el pliego regula y el acto de apertura ordena.
El contenido mínimo del aviso está enumerado en trece numerales, sin perjuicio de lo que exija cada modalidad. La entidad debe identificarse con su nombre y dirección e indicar el lugar, el correo y el teléfono en que atenderá a los interesados, así como la dirección y el correo donde se entregarán los documentos del proceso. Debe describir el objeto con las cantidades por adquirir, la modalidad y el plazo estimado del contrato; fijar la fecha límite, el lugar y la forma de presentar la oferta, y declarar el valor estimado junto con la manifestación expresa de que cuenta con disponibilidad presupuestal. Debe decir si hay acuerdo comercial, si la convocatoria es susceptible de limitarse a Mipyme y si hay precalificación; describir brevemente las condiciones para participar, e incluir el cronograma y la forma de consultar los demás documentos. Cada dato cumple una función: la mención a Mipyme, por ejemplo, abre una ventana de solicitudes con plazo propio, y el cronograma permite a los interesados planear su participación.
El mismo artículo exceptúa los procesos de mínima cuantía y de contratación directa: en ellos no es necesario expedir ni publicar el aviso de convocatoria en el Secop. La excepción no elimina la publicidad en la mínima cuantía, donde el artículo 2.2.1.1.1.7.1 obliga a publicar la invitación y el artículo 2.2.1.2.1.5.2 exige que permanezca publicada al menos un día hábil para recibir observaciones. El mismo artículo 2.2.1.1.1.7.1 ordena, como regla general, publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos dentro de los tres días siguientes a su expedición.
A la etapa de convocatoria pertenece también el proyecto de pliego. El artículo 8 de la Ley 1150 de 2007 obliga a las entidades a publicar los proyectos de pliegos o sus equivalentes, con los estudios y documentos previos que sirvieron de base, para que el público formule observaciones. La información debe ser veraz, responsable, ecuánime, suficiente y oportuna. Publicarla no obliga a la entidad a abrir el proceso, pero sí a publicar las razones por las cuales acoge o rechaza las observaciones. El artículo 2.2.1.1.2.1.4 del decreto fija el término para observar, contado desde la publicación: diez días hábiles en la licitación pública y cinco días hábiles en la selección abreviada y el concurso de méritos. Y el parágrafo del artículo 8, agregado por el artículo 6 de la Ley 1882 de 2018, aclara que no es obligatorio contar con disponibilidad presupuestal para publicar el proyecto de pliego. La disponibilidad sí se exige después: el aviso debe manifestar que la entidad cuenta con ella y el acto de apertura lleva el certificado.
El acto de apertura, del artículo 2.2.1.1.2.1.5, se expide como acto administrativo de carácter general e indica el objeto, la modalidad, el cronograma, el lugar físico o electrónico donde se consultan los pliegos y estudios previos, la convocatoria a las veedurías ciudadanas, el certificado de disponibilidad presupuestal y los demás asuntos propios de cada modalidad. Desde él corren los plazos que dependen de la apertura; en la selección abreviada de menor cuantía, los interesados tienen tres días hábiles para manifestar su intención de participar y, si hay más de diez manifestaciones, la entidad puede continuar con todas o sortear hasta diez, según lo haya previsto el pliego (artículo 2.2.1.2.1.2.20).
El aviso sirve además de vehículo para la limitación a Mipyme. El artículo 2.2.1.2.4.2.2 exige limitar la convocatoria a Mipyme colombianas con mínimo un año de existencia cuando concurran tres condiciones: que el valor del proceso sea menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos, liquidados con la tasa de cambio que el Ministerio de Comercio fija cada dos años; que se hayan recibido solicitudes de al menos dos Mipyme colombianas; y que esas solicitudes lleguen por lo menos un día hábil antes de expedir el acto de apertura. Por eso el aviso debe anunciar si la convocatoria puede limitarse. En la mínima cuantía, las solicitudes se reciben dentro del término de observaciones a la invitación.
En el concurso de méritos con precalificación el aviso tiene contenido propio, según el artículo 2.2.1.2.1.3.4: identifica el proceso, explica cómo presentar la manifestación de interés y acreditar los requisitos, señala los criterios para conformar la lista, el número máximo de precalificados, el sorteo cuando haya más interesados que cupos y el cronograma. Conformar la lista no obliga a abrir el proceso (artículo 2.2.1.2.1.3.7).
Hay tres cautelas para el redactor del aviso. La primera es que el numeral 9 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 prohíbe que los avisos con que se anuncie la celebración o ejecución de contratos incluyan el nombre o el cargo de un servidor público. La segunda es que el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80, en el texto dado por el artículo 224 del Decreto-ley 19 de 2012, habla de hasta tres avisos con intervalos de dos a cinco días calendario, entre diez y veinte días antes de la apertura de la licitación, y de lectura por bando en los pequeños poblados; el reglamento solo describe un aviso de convocatoria, y cómo se articulan ambos textos no se verificó, por lo que queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN. La tercera es la fecha: el parágrafo 1 del artículo 14 del Decreto 997 de 2026 aplica sus reglas a los procesos cuyo aviso, invitación o documento equivalente se publique después de que entren en vigencia para cada tipo de entidad, de manera que esa fecha decide qué versión del reglamento rige. La solución es análoga a la que adoptaron, para sus propias reformas, el artículo 31 de la Ley 1150 y el artículo 21 de la Ley 1882, según los cuales los procesos en curso siguieron sujetos a las normas vigentes al iniciarse; esas dos normas regulan la transición de esas leyes y no la del Decreto 997, que tiene la suya.
Ejemplo colombiano 1: aviso sin disponibilidad ni mención a Mipyme
Una gobernación hipotética publica el 3 de marzo de 2026 el aviso de una licitación para dotar cinco colegios. Indica el objeto, el valor y el cronograma, pero no dice si cuenta con disponibilidad presupuestal ni si la convocatoria puede limitarse a Mipyme.
El artículo 2.2.1.1.2.1.2 exige manifestar de forma expresa la disponibilidad presupuestal (numeral 7) y mencionar si la convocatoria es susceptible de limitarse a Mipyme (numeral 9). Ambas omisiones dejan el aviso incompleto. Lo coherente es completar la información publicada antes de expedir el acto de apertura, que además requiere el certificado de disponibilidad presupuestal. La publicación del proyecto de pliego, en cambio, no estaba condicionada a esa disponibilidad.
Ejemplo colombiano 2: solicitudes de Mipyme que llegan tarde
Un municipio hipotético de categoría quinta abre una selección abreviada de menor cuantía por 300 millones de pesos, cifra que, liquidada con la tasa de cambio fijada por el Ministerio de Comercio, es inferior a ciento veinticinco mil dólares. Dos Mipyme colombianas con tres años de existencia piden limitar la convocatoria, pero sus solicitudes entran el mismo día en que se expide el acto de apertura.
El artículo 2.2.1.2.4.2.2 exige que las solicitudes se reciban por lo menos un día hábil antes de la expedición del acto de apertura. El valor cumple la condición y hay dos solicitantes con el tiempo de existencia requerido, pero la oportunidad no se cumplió, de manera que la limitación no es obligatoria. La entidad puede explicar la razón a los solicitantes, y para evitar el reclamo su aviso debía mencionar si la convocatoria era susceptible de limitarse a Mipyme (numeral 9 del artículo 2.2.1.1.2.1.2), de modo que los interesados conocieran la posibilidad a tiempo.
Ejemplo colombiano 3: la ciudadana que reclama la apertura
Un establecimiento público del orden nacional hipotético publica el proyecto de pliego y los estudios previos de una licitación de obra y recibe veintidós observaciones. Una ciudadana exige que la entidad abra el proceso porque ya publicó el proyecto, y un concejal propone archivar las observaciones sin contestarlas.
El artículo 8 de la Ley 1150 dispone que la publicación del proyecto no obliga a abrir el proceso, de modo que la exigencia de apertura no tiene respaldo. En cambio, la entidad no puede archivar las observaciones sin respuesta: debe publicar las razones por las que las acoge o rechaza, y el artículo 2.2.1.1.2.1.4 le concede a los interesados diez días hábiles para formularlas en la licitación. Si decide abrir, expide el acto de apertura con certificado de disponibilidad y convoca a las veedurías.