La presentación de la propuesta es el acto por el cual el interesado se convierte en proponente: entrega su oferta en la forma y dentro del plazo fijados por el pliego. La Ley 80 de 1993 llama plazo de la licitación al término que corre entre la fecha desde la cual pueden presentarse propuestas y la de su cierre, y ordena señalarlo en los pliegos según la naturaleza, el objeto y la cuantía del contrato (numeral 5 del artículo 30). La entidad puede prorrogarlo antes de su vencimiento, de oficio o a solicitud de un número plural de posibles oferentes, hasta por la mitad del término inicial, y no puede expedir adendas dentro de los tres días anteriores al cierre, ni siquiera para extenderlo. Los actos de la etapa pueden surtirse por medios electrónicos, y el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 deja al Gobierno fijar los mecanismos de publicidad.
La propuesta debe referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos del pliego. Los proponentes pueden presentar alternativas y excepciones técnicas o económicas, pero solo si no implican condicionamientos para la adjudicación (numeral 6 del artículo 30). Al revés, la entidad no puede exigir sellos, autenticaciones, documentos originales o autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales ni otras formalidades rituales, salvo que una ley especial lo exija de forma perentoria y expresa (numeral 15 del artículo 25). El artículo 2.2.1.1.2.2.5 del Decreto 1082 de 2015 exige dejar constancia de la fecha y la hora de recibo de las ofertas, con el nombre o razón social de los oferentes y de sus representantes legales, para establecer cuál oferente debe ser inhabilitado cuando concurren personas en las situaciones de los literales g y h del numeral 1 del artículo 8 de la Ley 80, y poder determinar la primera oferta en el tiempo.
Algunas ofertas se presentan en partes. En la licitación pública para contratar obra, la oferta tiene dos sobres: el primero contiene los documentos de los requisitos habilitantes y los requisitos o documentos con puntaje distintos de la oferta económica; el segundo, únicamente la propuesta económica (parágrafo 2 del artículo 30, adicionado por el artículo 1 de la Ley 1882 de 2018). El segundo sobre permanece cerrado hasta la audiencia efectiva de adjudicación. En la subasta inversa, la oferta también se divide en dos partes: una acredita la capacidad para participar y el cumplimiento de la ficha técnica, y la otra contiene el precio inicial propuesto (artículo 2.2.1.2.1.2.2).
El proponente debe acreditar sus condiciones. Según el artículo 6 de la Ley 1150, quienes aspiren a contratar con entidades estatales se inscriben en el Registro Único de Proponentes de la cámara de comercio de su domicilio, y el certificado es plena prueba de lo que las cámaras verificaron: la verificación de las condiciones del numeral 1 del artículo 5 se demuestra exclusivamente con ese certificado, y las entidades no pueden exigir, ni los proponentes aportar, documentos que sirvieron para la inscripción. No se requiere el registro en contratación directa, servicios de salud, mínima cuantía, enajenación de bienes del Estado, productos agropecuarios en bolsa, actividad comercial e industrial de las empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, ni concesión, casos en que la entidad verifica directamente. Si el objeto exige condiciones adicionales a las del registro, la entidad también puede verificarlas. Para obras, el parágrafo 1 del artículo 6 exige que la capacidad residual del proponente sea igual o superior a la fijada en los pliegos. Esta materia se profundiza en el capítulo 13.7.
Cuando concurren varias personas, la ley distingue el consorcio, cuyos miembros responden solidariamente por todas las obligaciones de la propuesta y del contrato, de la unión temporal, que también responde solidariamente por el cumplimiento total, pero impone las sanciones según la participación de cada miembro en la ejecución (numerales 6 y 7 del artículo 7 de la Ley 80). Los proponentes deben indicar a qué título participan y, en la unión temporal, los términos y la extensión de su participación, que no pueden modificarse sin el consentimiento previo de la entidad (parágrafo 1).
La garantía de seriedad de la oferta protege a la entidad. El parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1150, agregado por el artículo 5 de la Ley 1882, dispone que no entregarla junto con la propuesta no es subsanable y causa el rechazo. El Decreto 1082 precisa que cubre la sanción por no ampliar su vigencia cuando el plazo de adjudicación o de firma se prorroga por menos de tres meses, por retirar la oferta después del plazo de presentación, por no suscribir el contrato sin justa causa y por no otorgar la garantía de cumplimiento (artículo 2.2.1.2.3.1.6). Debe estar vigente desde la presentación hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento y cubrir al menos el diez por ciento del valor de la oferta; en la subasta inversa y el concurso de méritos, el diez por ciento del presupuesto oficial; y, para ofertas o presupuestos superiores a un millón de salarios mínimos, la entidad puede aceptar coberturas decrecientes de 2,5, 1 o 0,5 por ciento según los rangos del artículo 2.2.1.2.3.1.9. Si hay siniestro, la aseguradora responde por el total del valor asegurado a título de sanción (artículo 2.2.1.2.3.2.8). En la mínima cuantía la entidad es libre de exigir o no garantías (artículo 2.2.1.2.1.5.5).
En los textos leídos no encontré un plazo legal general de vigencia de la oferta. Solo exigen que la garantía de seriedad permanezca vigente hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento, y si existe una regla general sobre el término de validez de las ofertas, o a quién corresponde fijarlo, queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN. Si solo se presenta una oferta, la entidad puede adjudicar siempre que cumpla los requisitos habilitantes y satisfaga el pliego (artículo 2.2.1.1.2.2.6), con reglas especiales para subasta inversa, concurso de méritos y convocatorias limitadas a Mipyme.
Ejemplo colombiano 1: la unión temporal que quiere cambiar su reparto
Una unión temporal hipotética formada por una constructora A, con el sesenta por ciento, y una ingeniería B, con el cuarenta, presenta oferta en la licitación de un puente municipal. Antes de la adjudicación, B pide pasar al veinte por ciento porque recibió una multa reciente que podría restarle puntos a la oferta.
El parágrafo 1 del artículo 7 de la Ley 80 impone indicar los términos y la extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, y prohíbe modificarlos sin el consentimiento previo de la entidad. Como es unión temporal, las sanciones se imponen según la participación de cada miembro. El cambio solo procede con autorización previa de la entidad. Además, el artículo 58 de la Ley 2195 de 2022 reduce el puntaje de una unión temporal si alguno de sus integrantes tiene multas o cláusulas penales del último año, de modo que bajar el porcentaje de B no evita ese efecto.
Ejemplo colombiano 2: el sobre económico abierto antes de tiempo
En la licitación de una obra de acueducto de un municipio hipotético, el comité evaluador abre los sobres económicos de los proponentes habilitados mientras revisa el primer sobre, para «adelantar el cálculo del puntaje».
El parágrafo 3 del artículo 30 de la Ley 80 dispone que el segundo sobre, con la oferta económica, se mantiene cerrado hasta la audiencia efectiva de adjudicación, donde se abre, se evalúa con el método aleatorio fijado en el pliego y se corre traslado a los proponentes habilitados solo para el aspecto económico. Abrirlo antes contradice la ley y rompe el diseño del procedimiento, que evalúa el primer sobre solo con habilitantes y requisitos con puntaje distintos del precio.
Ejemplo colombiano 3: el proponente que retira su oferta al terminar el plazo
Un proponente presenta, el último día del plazo, una oferta de 12.000 millones de pesos para una licitación de obra, con una garantía de seriedad por el diez por ciento. Una semana después de vencido el plazo la retira porque cambió su flujo de caja.
El retiro de la oferta después de vencido el plazo para presentarla es uno de los eventos que cubre la garantía de seriedad (artículo 2.2.1.2.3.1.6, numeral 2). La garantía de 1.200 millones era suficiente, pues alcanza el diez por ciento, y si se declara el siniestro la aseguradora responde por el total del valor asegurado a título de sanción (artículo 2.2.1.2.3.2.8). La entidad puede continuar con las demás ofertas.