La regla de fondo es constitucional. El artículo 345 de la Constitución Política establece que en tiempo de paz no se puede hacer erogación con cargo al Tesoro que no se halle incluida en el presupuesto de gastos, que ningún gasto público puede hacerse sin haber sido decretado por el Congreso, las asambleas o los concejos, y que no puede transferirse crédito a objeto no previsto en el presupuesto. De ahí que una entidad no pueda asumir compromisos contractuales sin respaldo en una apropiación. El artículo 71 del Decreto 111 de 1996, que compila el estatuto orgánico del presupuesto, concreta esa regla en dos operaciones: todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deben contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente; y esos compromisos deben contar con registro presupuestal, en el que se indica el valor y el plazo de las prestaciones, para que los recursos no se desvíen a otro fin.
Conviene distinguir cuatro conceptos. La apropiación es la autorización contenida en la ley de presupuesto, o en el acto equivalente de la entidad territorial, para gastar hasta cierto monto en un rubro. El certificado de disponibilidad presupuestal, CDP, es el documento que garantiza que existe apropiación suficiente antes de comprometer el gasto. El registro presupuestal, RP, es la operación posterior que reserva los recursos para un compromiso concreto, con su valor y plazo. Y el Programa Anual Mensualizado de Caja, regulado en el artículo 73 del mismo decreto, define el monto máximo mensual de fondos disponibles para el pago, de modo que los pagos se hacen teniendo en cuenta ese programa: tener CDP y RP no significa que haya caja en el mes en que vence la obligación. El texto leído se refiere al presupuesto de la Nación; para las entidades territoriales, el Decreto 1082 remite a «las normas orgánicas correspondientes», que no se leyeron y quedan PENDIENTES DE VERIFICACIÓN.
La ley de contratación ordena el momento de cada operación. El numeral 6 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 dispone que las entidades abrirán licitaciones e iniciarán procesos de suscripción de contratos cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales; la expresión «concursos» está derogada por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007. El numeral 13 ordena constituir las reservas y compromisos presupuestales con base en el valor de las prestaciones y los ajustes previsibles. El inciso segundo del artículo 41, en la redacción del artículo 23 de la Ley 1150, exige para la ejecución del contrato la aprobación de la garantía y la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con la ley orgánica del presupuesto. El artículo 8 de la Ley 1150, con el parágrafo agregado por la Ley 1882 de 2018, aclara que no es obligatorio contar con disponibilidad presupuestal para publicar el proyecto de pliego de condiciones.
El Decreto 1082 de 2015 fija los hitos documentales. El aviso de convocatoria debe contener el valor estimado y la manifestación expresa de que la entidad cuenta con la disponibilidad presupuestal (artículo 2.2.1.1.2.1.2). El acto administrativo de apertura debe señalar, entre otros contenidos, el certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes (artículo 2.2.1.1.2.1.5). En la mínima cuantía, los estudios previos incluyen el certificado como sexto contenido mínimo (artículo 2.2.1.2.1.5.1); una nota del editor del Normograma recuerda, para interpretar esa regla, el parágrafo de la Ley 1882 sobre la publicación del proyecto de pliego. Y el cronograma debe señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal y para la publicación en el SECOP (artículo 2.2.1.1.2.3.1). La secuencia resultante es la siguiente: se publica el proyecto de pliegos sin necesidad de CDP; se expide el CDP antes de ordenar la apertura; se celebra el contrato; se hace el registro presupuestal; y la ejecución exige disponibilidades y garantía aprobada.
Cuando el contrato compromete más de una vigencia fiscal, la disponibilidad de la vigencia actual no basta. En la Nación, el artículo 23 del Decreto 111, modificado por el artículo 10 de la Ley 819 de 2003, permite al Confis autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras cuando su ejecución se inicia con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto se cumple en cada una de ellas, siempre que se cumplan tres condiciones: que el monto, el plazo y las condiciones consulten las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo; que se cuente, como mínimo, con apropiación del quince por ciento de las vigencias futuras solicitadas en la vigencia fiscal de la autorización; y que, tratándose de proyectos de inversión nacional, se obtenga el concepto previo y favorable del Departamento Nacional de Planeación y del ministerio del ramo. La autorización no puede superar el período de gobierno, salvo los proyectos de inversión que el Conpes declare previamente de importancia estratégica. El artículo 24 prevé autorizaciones excepcionales para obras de infraestructura, energía, comunicaciones, aeronáutica, defensa y seguridad y garantías a concesiones, que pueden darse sin apropiación en el presupuesto del año de la autorización. Para las entidades territoriales, el artículo 12 de la Ley 819 asigna la autorización a la asamblea o concejo, a iniciativa del gobierno local y con aprobación previa del Confis territorial o el órgano que haga sus veces.
Las consecuencias de contratar sin respaldo presupuestal son personales. El mismo artículo 71 declara que ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, en exceso del saldo disponible o sin la autorización previa para comprometer vigencias futuras, y que cualquier compromiso adquirido con violación de esos preceptos crea responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma las obligaciones. El numeral 3 del artículo 57 de la Ley 1952 de 2019 tipifica como falta gravísima asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible o que afecten vigencias futuras sin las autorizaciones pertinentes. Qué ocurre con la validez o la perfección del contrato cuando falta el CDP o el RP es una cuestión de jurisprudencia: el artículo 71 dice que el registro es requisito de perfeccionamiento de esos actos, mientras que el artículo 41 de la Ley 80 describe la perfección y exige las disponibilidades para la ejecución, y las notas del Normograma reproducen un extracto, sin identificar la providencia en el texto leído, que distingue entre el certificado y el registro; esa jurisprudencia queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN y no se afirma aquí como regla.
Ejemplo colombiano 1: el proyecto de pliegos sin certificado todavía
Una superintendencia quiere publicar en marzo de 2026 el proyecto de pliego de una licitación de mantenimiento, pero la dependencia presupuestal no ha expedido aún el certificado. Primero, el parágrafo del artículo 8 de la Ley 1150 permite publicar el proyecto sin disponibilidad presupuestal. Segundo, para ordenar la apertura el artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 exige señalar el certificado, y el aviso de convocatoria debe manifestar que la entidad cuenta con la disponibilidad. Tercero, la entidad publica el proyecto, atiende las observaciones y solo ordena la apertura cuando tenga el CDP.
Ejemplo colombiano 2: el contrato que se extiende a otra vigencia
Un departamento prevé un contrato de servicio de transporte escolar con obligaciones que se cumplirán en la vigencia actual y la siguiente. Primero, la disponibilidad de la vigencia en curso respalda solo lo que se ejecuta en ella. Segundo, para comprometer la vigencia futura el artículo 12 de la Ley 819 exige autorización de la asamblea, a iniciativa del gobierno departamental y previa aprobación del Confis territorial. Tercero, entre las condiciones del artículo se cuentan la compatibilidad con el marco fiscal y una apropiación de por lo menos el quince por ciento de la vigencia futura solicitada. Sin esa autorización no puede asumirse el compromiso, y hacerlo configura la falta del numeral 3 del artículo 57 de la Ley 1952.
Ejemplo colombiano 3: la ejecución que empieza sin registro presupuestal
Una alcaldía firma en noviembre de 2026 un contrato de obra menor y el contratista inicia trabajos el mismo día, aunque el registro presupuestal solo se hace tres semanas después. Primero, el inciso segundo del artículo 41 de la Ley 80 exige para la ejecución la aprobación de la garantía y la existencia de las disponibilidades presupuestales. Segundo, el artículo 71 del Decreto 111 indica que el registro es requisito de perfeccionamiento y que el compromiso sin respaldo crea responsabilidad personal y pecuniaria. Tercero, los funcionarios que permitieron el inicio pueden comprometer su responsabilidad, y lo que reclame el contratista por lo ejecutado dependerá de jurisprudencia no leída, PENDIENTE DE VERIFICACIÓN.