El artículo 5 de la Ley 1437 de 2011, que contiene el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), abre su capítulo de derechos con una fórmula amplia: «En sus relaciones con las autoridades toda persona tiene derecho a» una lista de facultades, garantías y prestaciones. El sujeto pasivo no es solo la administración central: el artículo 2 llama autoridades a las entidades de todas las ramas del poder público, a los órganos autónomos e independientes y a los particulares cuando cumplan funciones administrativas. Esa norma traza también un límite: la Parte Primera no se aplica a los procedimientos militares o de policía que requieran decisiones de aplicación inmediata para evitar o remediar perturbaciones del orden público, ni al ejercicio de la facultad de libre nombramiento y remoción.
El artículo 5 fue modificado por el artículo 1 de la Ley 2080 de 2021, que reformó los numerales 1 y 9, añadió los numerales 10 y 11 y trasladó al lugar once la antigua cláusula abierta. Más útil que memorizar once numerales es agruparlos: acceso a la administración y a la información (1 a 4), trato (5 y 6, desarrollados en el tema de atención preferencial), control (7), participación en la actuación (8) y relación por medios electrónicos (9 y 10), con el 11 como cláusula residual. El artículo 23 de la Constitución respalda la petición, el 74 el acceso a documentos públicos, el 29 el debido proceso y el 83 la buena fe.
El numeral 1 reconoce el derecho a presentar peticiones «en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado», y a obtener información oportuna y orientación sobre los requisitos. La Ley 2080 incorporó la palabra «oportuna» y precisó que esas actuaciones pueden adelantarse por medios electrónicos «aún por fuera de las horas y días de atención al público»; el texto original solo mencionaba las horas. Según el parágrafo 1 del artículo 15, la fecha y la hora de radicación son las que registre el medio por el cual llegó el documento.
Los numerales 2 y 3 reconocen dos derechos que suelen confundirse. El segundo permite conocer el estado de cualquier actuación y obtener copias, a costa del interesado y salvo reserva legal; según el artículo 29, su precio no puede exceder el valor de la reproducción. El tercero se refiere a la información de registros y archivos públicos, sin que la persona deba ser parte de una actuación, y se conecta con la Ley 1712 de 2014: su artículo 2 dispone que toda información en poder de un sujeto obligado es pública y solo puede reservarse por disposición constitucional o legal, y el 4 exige que las excepciones sean limitadas y proporcionales. Una nota del editor destaca el artículo 15 de la Ley 2052 de 2020: los trámites con tarifa que consistan en consultas de acceso a información pública deben ser gratuitos, salvo normas especiales de los regímenes mercantil, laboral, profesional y de seguridad social; la nota remite a la norma original para comprobar su vigencia.
El límite del acceso es la reserva, y el CPACA la trata de manera estricta. Conforme al artículo 24, solo tienen carácter reservado los documentos «expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley», entre ellos los que involucren la privacidad de las personas, incluidas las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales. El artículo 25 exige que el rechazo sea motivado, indique en forma precisa las disposiciones legales que impiden la entrega y se notifique; contra él no procede recurso, salvo la insistencia del artículo 26, que decide en única instancia el tribunal o el juez administrativo según la autoridad. La restricción no se extiende a las piezas del expediente que no estén cubiertas por la reserva. El parágrafo del artículo 24 dispone que la información reservada de los numerales 3, 5, 6 y 7 solo puede ser solicitada por su titular, sus apoderados o personas autorizadas con facultad expresa; la Sentencia C-951 de 2014 lo declaró exequible bajo el entendido de que esos eventos también se aplican al numeral 8, referente a los datos genéticos humanos.
Los numerales 4, 5 y 7 garantizan respuesta oportuna y eficaz dentro de los plazos legales, trato respetuoso acorde con la dignidad humana y la facultad de exigir el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores públicos y de los particulares con funciones administrativas. El artículo 31 convierte el desconocimiento de los derechos de la Parte Primera en falta del servidor público, con las sanciones del régimen disciplinario; cuál es la norma disciplinaria vigente y cómo se aplica queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN.
El numeral 8, el más ligado al debido proceso, permite formular alegaciones y aportar documentos o pruebas «en cualquier actuación administrativa en la cual tenga interés», pero no se agota en entregar papeles: exige que sean valorados al decidir y que la autoridad informe al interviniente el resultado de su participación. El artículo 40 permite aportar, pedir y practicar pruebas hasta antes de la decisión de fondo, y el 42 ordena que la decisión motivada resuelva todas las peticiones oportunamente planteadas por el peticionario y por los terceros reconocidos. Valorar no equivale a acoger: la autoridad puede rechazar lo aportado, pero debe motivarlo.
Los numerales 9 y 10, de 2021, proyectan los derechos al entorno digital: relacionarse con las autoridades por cualquier medio tecnológico o electrónico «disponible en la entidad o integrados en medios de acceso unificado a la administración pública» e identificarse mediante autenticación digital. En la lectura de este curso, la palabra «disponible» delimita el alcance: se usan los canales que la entidad tenga habilitados o integrados en medios de acceso unificado, no uno que la persona elija. Esa disponibilidad tampoco queda al arbitrio de cada entidad. El artículo 9 de la Ley 2052 obliga a la Rama Ejecutiva nacional y territorial y a los particulares con funciones públicas a implementar los servicios ciudadanos digitales en los términos que señale el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC). El artículo 2.2.17.2.1.1 del Decreto 620 de 2020 define el servicio de autenticación digital como el procedimiento que, mediante mecanismos de autenticación, permite verificar los atributos digitales de una persona cuando adelanta trámites por medios digitales y, en caso de requerirse, tener certeza sobre quien firmó un mensaje de datos o sobre la persona a la que se atribuye. El Decreto 2364 de 2012 entiende por firma electrónica métodos como códigos, contraseñas o claves criptográficas privadas que sean confiables y apropiados para los fines del mensaje. Qué entidades integraron ya esos servicios, con qué calendario y si el Decreto 620 fue modificado después queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN.
El numeral 11 abre el catálogo a cualquier otro derecho reconocido por la Constitución y las leyes. Estos derechos no dependen de que la persona cumpla sus deberes a la perfección: el parágrafo del artículo 6 impide usar el incumplimiento de un deber como pretexto para desconocer el derecho reclamado.
Ejemplo colombiano 1: radicación un domingo en la noche
Un contador envía el domingo, a las 11:40 p. m., desde el portal de una secretaría de hacienda distrital, una solicitud de certificación con sus anexos. El lunes, un funcionario le dice por teléfono que debe «radicar de nuevo en horario de oficina». El numeral 1 del artículo 5 permite actuar por medios electrónicos aun fuera de las horas y días de atención, y el parágrafo 1 del artículo 15 toma como fecha y hora de radicación las registradas por el medio: la solicitud ya fue presentada. Negarse a recibirla vulnera también el numeral 1 del artículo 9.
Ejemplo colombiano 2: el vecino que aportó un dictamen
Una corporación autónoma regional tramita en 2026 la licencia ambiental de una cantera. Un vecino, reconocido como tercero, aporta un dictamen técnico sobre el ruido de la explotación. La resolución final otorga la licencia sin mencionar el dictamen ni comunicarle nada. El numeral 8 del artículo 5 le da derecho a que su prueba sea valorada y a ser informado del resultado de su participación, y el artículo 42 exige que la decisión resuelva lo planteado por los terceros reconocidos. La autoridad puede desestimar el dictamen, pero debe motivar por qué.
Ejemplo colombiano 3: la hoja de vida que se niega sin norma
Una ciudadana pide a un instituto departamental copia de la hoja de vida de un funcionario. La entidad responde que es «información reservada» sin citar disposición alguna. El numeral 3 del artículo 5 garantiza el acceso a registros y archivos públicos salvo reserva legal, y el numeral 3 del artículo 24 protege la privacidad de las hojas de vida, de modo que la reserva puede existir, y el parágrafo de ese artículo solo permite pedir esa información al titular, a sus apoderados o a personas autorizadas con facultad expresa. Aun así, el artículo 25 exige una decisión motivada que indique en forma precisa las disposiciones que impiden la entrega y que se notifique. Sin esa motivación, la negativa es deficiente; ante una respuesta motivada, la ciudadana podría insistir conforme al artículo 26.