El artículo 54 del CPACA, en la redacción del artículo 9 de la Ley 2080 de 2021, reconoce el derecho de toda persona a actuar ante las autoridades por medios electrónicos, para lo cual debe hacer sin ningún costo un registro previo como usuario ante la autoridad competente; si lo hace, las autoridades continúan la actuación por ese medio. Las peticiones de información y consulta enviadas por correo electrónico no requieren ese registro, que además debe contemplar el régimen general de protección de datos personales. La versión original, que conservan las notas de vigencia, trataba como presentadas en término las actuaciones registradas antes de las doce de la noche, pero las radicaba el siguiente día hábil; esa regla no figura en el texto vigente.
La radicación se apoya en el registro electrónico de documentos del artículo 61, modificado por el artículo 14 de la Ley 2080. Exige a la autoridad llevar un estricto control de los documentos electrónicos enviados y recibidos por los diversos canales, con fecha y hora de recepción; mantener sistemas con capacidad suficiente y medidas de seguridad digital; y emitir un mensaje que acuse el recibo o la salida de las comunicaciones, con la fecha y el número de radicado. El Decreto 620 de 2020 lo desarrolla en su artículo 2.2.17.6.5: el registro se accede desde la sede, admite documentos todos los días del año durante las veinticuatro horas, publica la relación actualizada de lo recibido, asigna consecutivo, envía automáticamente un acuse con los datos, la fecha, la hora y el número, e incorpora el calendario oficial de la entidad con los días hábiles e inhábiles.
En materia de peticiones, el artículo 15 del CPACA, en la versión de la Ley 1755 de 2015, permite presentarlas por cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos. Su parágrafo 1 establece que, si la petición llega por ese medio, la fecha y hora de radicación son las registradas en el medio por el cual se recibió; el parágrafo 2 prohíbe a cualquier autoridad negarse a recibir y radicar solicitudes respetuosas. La fecha de radicación es un dato objetivo que la autoridad no puede reescribir al día hábil siguiente. La nota de vigencia registra un condicionamiento sobre la exigencia de escrito, declarado en una sentencia que no se leyó: PENDIENTE DE VERIFICACIÓN.
La prueba del envío y la recepción se regula en el artículo 62. El mensaje de datos con que la autoridad acusa recibo prueba el envío del interesado y la recepción por la autoridad. Cuando fallan los medios electrónicos de la autoridad e impiden enviar escritos, peticiones o documentos, el remitente puede insistir dentro de los tres días siguientes o remitirlos por otro medio dentro del mismo término, siempre que exista constancia de los hechos constitutivos de la falla en el servicio. La Ley 527 de 1999 aporta reglas supletorias, pues el artículo 53 del CPACA la aplica en cuanto sea compatible con la naturaleza de los procedimientos administrativos: su artículo 21 hace presumir la recepción con el acuse, pero no que el contenido corresponda al enviado, y el 24 fija el momento de la recepción según el sistema que el destinatario haya designado.
La notificación electrónica de actos tiene reglas propias en el artículo 56, modificado por el artículo 10 de la Ley 2080. Las autoridades pueden notificar por medios electrónicos siempre que el administrado haya aceptado esa modalidad. Durante la actuación puede pedir que las notificaciones sucesivas se hagan por otros medios del Capítulo Quinto, salvo que el uso de medios electrónicos sea obligatorio conforme al inciso tercero del artículo 53A. Las notificaciones se practican a través del servicio de notificaciones de la sede, los interesados pueden acceder a ellas en el Portal Único, y la notificación queda surtida desde la fecha y hora en que el administrado acceda, hecho que la administración debe certificar. La regla no es el envío ni la expedición, sino el acceso comprobado.
Esa obligatoriedad no es presumible. El inciso tercero del artículo 53A solo permite al Gobierno nacional establecer por reglamento para cuáles procedimientos, trámites o servicios será obligatorio el uso de medios electrónicos, y obliga al Ministerio a garantizar las condiciones de acceso de quienes no puedan usarlos. Si existe ese reglamento para un trámite concreto es PENDIENTE DE VERIFICACIÓN; sin él, rige la aceptación y su posible retiro.
El artículo 67 incorpora una modalidad electrónica dentro de la notificación personal: procede siempre que el interesado acepte, y la administración puede adoptarla para actos de carácter masivo derivados de convocatorias públicas, caso en el cual debe prever modalidades alternativas para quienes no tengan acceso al medio electrónico. Los artículos 68 y 69, en cambio, tratan el correo electrónico como una dirección de envío: la citación se remite a la dirección o correo electrónico que figuren en el expediente y, si pasados cinco días no se logra la notificación personal, el aviso, con copia íntegra del acto, se remite del mismo modo y se considera surtida la notificación al finalizar el día siguiente a la entrega del aviso en el lugar de destino. La notificación electrónica requiere aceptación y se perfecciona con el acceso; el aviso por correo es un mecanismo subsidiario que no exige aceptación previa.
Si la notificación no cumple los requisitos, el artículo 72 priva de efectos a la decisión, a menos que el interesado revele que conoce el acto, consienta la decisión o interponga los recursos. Quien discute la forma de una notificación electrónica debe mostrar qué canal se usó; la autoridad, que cuenta con los registros, debe respaldar la certificación del acceso.
Las reglas judiciales no se importan sin más. El artículo 8 de la Ley 2213 de 2022 permite notificar personalmente la providencia judicial como mensaje de datos, sin citación ni aviso previos, y la entiende realizada transcurridos dos días hábiles desde el envío. La ley, según su artículo 1, se aplica a las actuaciones judiciales; en el procedimiento administrativo la notificación electrónica queda surtida con el acceso certificado. Una nota del editor del Normograma sugiere considerar esa norma al interpretar el artículo 67; su alcance queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN.
Ejemplo colombiano 1: petición presentada pocos minutos antes de la medianoche
Un ciudadano envía, a las 11:58 de la noche del domingo 8 de marzo de 2026, por el formulario de la sede electrónica de una alcaldía de Antioquia, una petición de copia de una licencia de construcción. La alcaldía le comunica que la tiene por radicada el lunes 9, porque se recibió «fuera del horario».
El artículo 15 del CPACA, parágrafo 1, indica que la fecha y hora de radicación son las registradas en el medio por el que se recibió la petición, y el artículo 2.2.17.6.5 del Decreto 620 ordena admitir documentos todos los días las veinticuatro horas. El artículo 61 exige además dejar constancia de la fecha y hora de recepción. La regla antigua de las doce de la noche ya no figura en el artículo 54. La alcaldía debe acusar recibo con la fecha y hora reales, y el término corre desde esa recepción.
Ejemplo colombiano 2: sede caída el último día para recurrir
El 18 de junio de 2026, último día para interponer reposición contra la resolución que le negó un permiso de publicidad exterior visual, una comerciante de Cartagena no puede cargar su recurso en la sede electrónica de la secretaría de planeación distrital. Conserva capturas de pantalla del error y solicita a la entidad una constancia de la falla. El 20 de junio logra enviarlo.
El artículo 62, numeral 2, permite insistir en el envío dentro de los tres días siguientes o remitir el documento por otro medio dentro del mismo término, siempre que haya constancia de los hechos constitutivos de la falla. La comerciante envió dentro de esos tres días, pero su éxito depende de la constancia de la falla: la norma no precisa quién la expide, de modo que puede provenir de la entidad o acreditarse con otros medios de prueba, como las capturas. Si la entidad niega la caída, la controversia es probatoria; rechazar por extemporáneo sin examinar esa prueba carecería de respaldo.
Ejemplo colombiano 3: notificación electrónica que se tiene por surtida al enviarla
Una constructora de Medellín aceptó que la Secretaría de Planeación de un municipio le notificara por vía electrónica. La entidad envía el viernes 15 de mayo de 2026 una resolución por el servicio de notificaciones de su sede y considera surtida la notificación ese mismo día. La representante legal accede al mensaje el martes 19, y el 2 de junio interpone reposición, que la secretaría rechaza por extemporánea contando desde el viernes.
El artículo 56 dice que la notificación queda surtida desde la fecha y hora en que el administrado accede, y que la administración debe certificarlo. La secretaría no puede contar desde el envío: el término empieza desde el acceso certificado del 19 de mayo. La constructora, además, podía pedir que las notificaciones sucesivas no fueran electrónicas, salvo uso obligatorio conforme al artículo 53A. El rechazo debe revisarse contando el término desde el acceso.