El artículo 60 del CPACA, en la redacción dada por el artículo 12 de la Ley 2080 de 2021, define la sede electrónica como la dirección electrónica oficial de titularidad, administración y gestión de cada autoridad competente, dotada de las medidas jurídicas, organizativas y técnicas que garanticen calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información y de los servicios, según los estándares que fije el Gobierno nacional. El artículo añade que toda autoridad deberá tener al menos una dirección electrónica. La definición no equivale a «tener página web»: una página puede informar, pero la sede es el lugar jurídicamente reconocido donde la autoridad presta servicios y trámites con esos atributos.
Esa diferencia explica por qué otras disposiciones del mismo capítulo remiten a la sede. Las notificaciones electrónicas se practican, según el artículo 56, a través del servicio de notificaciones que ofrezca la sede; el artículo 61 exige un registro electrónico de documentos con control de fecha y hora de recepción; y el artículo 59 pone a cargo de la autoridad la seguridad digital del expediente.
La redacción actual resultó de una reforma de fondo. El texto original, que conserva el Normograma en sus notas de vigencia, solo exigía una dirección electrónica y permitía una sede común o compartida por varias autoridades, siempre que se identificara quién respondía por sus condiciones. La Ley 2080 sustituyó ese esquema y adicionó el artículo 60A, que crea la sede electrónica compartida: el Portal Único del Estado colombiano, mediante el cual la ciudadanía accede a los contenidos, procedimientos, servicios y trámites de las autoridades. Su titularidad, gestión y administración corresponden al Estado a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
El inciso segundo del artículo 60A impone a toda autoridad integrar su dirección electrónica oficial a la sede compartida, acogiendo los lineamientos del Ministerio. El inciso tercero reparte las responsabilidades: la sede compartida debe garantizar las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad, pero las autoridades usuarias responden por la integridad, confidencialidad, autenticidad y actualización de la información y por la disponibilidad de sus servicios. Titularidad de la plataforma y responsabilidad por el contenido son cosas distintas: integrarse al Portal no traslada al Ministerio la obligación de mantener al día los requisitos de un trámite.
El Decreto 620 de 2020, que subrogó el Título 17 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1078 de 2015 y reglamentó parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 y 64 del CPACA, desarrolla estas ideas. Su artículo 2.2.17.6.1 repite la definición legal, ordena integrar a la sede las interacciones digitales existentes (trámites, servicios, ejercicios de participación, acceso a la información, colaboración y control social), dispone que las nuevas interacciones «nacerán digitales» y exige que los canales digitales oficiales queden integrados a ella. El artículo 2.2.17.6.2 identifica la sede compartida con el Portal Único y encarga al Ministerio generar lineamientos y evaluar el cumplimiento de la integración. Según su artículo 2.2.17.1.2, obliga a las ramas del poder público, los órganos autónomos y los particulares con funciones administrativas o públicas. Las notas de la compilación del Decreto 1078 no registran modificaciones posteriores de esos artículos, pero su vigencia actual queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN en el texto oficial.
La obligación es gradual. El artículo 64 del CPACA encarga al Gobierno fijar estándares y protocolos para incorporar «en forma gradual» los medios electrónicos, y el artículo 2.2.17.7.1 del Decreto 620 distingue: nueve meses desde la publicación de la guía del Ministerio para la rama ejecutiva nacional y los particulares con funciones públicas, y, para las entidades territoriales y las demás, implementación según su disponibilidad presupuestal. La Ley 2052 de 2020 agrega, en su artículo 2, que para las obligaciones de esa ley (que rige para la Rama Ejecutiva nacional y territorial y para los particulares con funciones públicas o administrativas) se adoptarán plazos y lineamientos diferenciados para las entidades territoriales sin infraestructura tecnológica o conectividad, las cuales pueden pedir de manera motivada la ampliación de los plazos o la modificación de los lineamientos. La gradualidad regula el ritmo, no suprime el deber. La fecha de la guía y el vencimiento del plazo de cada entidad son datos PENDIENTES DE VERIFICACIÓN.
La sede se conecta con los servicios ciudadanos digitales base que define el artículo 2.2.17.2.1.1 del Decreto 620: interoperabilidad, autenticación digital y carpeta ciudadana digital. El decreto designa como articulador a la Agencia Nacional Digital. La Ley 2052 exige a las entidades garantizar la integración de sus cadenas de trámites con el Portal Único mediante los servicios ciudadanos digitales (artículo 8) e implementar los de interoperabilidad, autenticación y carpeta (artículos 10 a 12).
Conviene distinguir lo que la norma dice de lo que se deduce. La norma dice que la notificación electrónica se practica por el servicio de notificaciones de la sede (artículo 56). De allí puede inferirse, como lectura de este capítulo y no como regla expresa, que un aviso por un canal informal no cumple por sí solo la modalidad electrónica. Ello no impide que el interesado, según el artículo 72, revele que conoce el acto, consienta la decisión o interponga recursos; pero eso es una subsanación por conducta del interesado, no una validación del canal.
La sede tampoco sustituye la igualdad de acceso. El artículo 53 impone asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos o permitir procedimientos alternativos, y el artículo 62 prevé qué hacer cuando fallan los medios de la autoridad. Una sede no disponible no cumple los atributos del artículo 60. La Ley 1712 de 2014, en su artículo 7, exige además poner la información en la Web y brindar apoyo a los usuarios que lo requieran.
Un análisis ordenado empieza por identificar la autoridad (nacional, territorial o particular con funciones públicas), verifica que su canal esté integrado a la sede oficial y a la compartida, y examina qué atributo falló: disponibilidad, actualización, seguridad o accesibilidad. Solo entonces se determina qué consecuencia produce la falla en el trámite concreto y quién responde por ella.
Ejemplo colombiano 1: municipio de sexta categoría sin sede integrada
En marzo de 2026, la alcaldía de un municipio de sexta categoría del Chocó tiene correo institucional y una página informativa, pero no ha integrado su dirección electrónica al Portal Único. Un ciudadano le pide habilitar en línea el trámite de paz y salvo, y el secretario de hacienda responde que, por falta de presupuesto, el municipio «aún no está obligado».
Primero, el municipio es una entidad territorial sujeta al artículo 2.2.17.1.2 del Decreto 620. Segundo, el artículo 60 exige al menos una dirección electrónica y el 60A impone integrarla a la sede compartida. Tercero, el artículo 2.2.17.7.1 permite implementar según disponibilidad presupuestal, lo que modula el momento, no el deber. Cuarto, respecto de las obligaciones de la Ley 2052, como la integración de sus cadenas de trámites al Portal Único (artículo 8), puede pedir de manera motivada la ampliación de los plazos conforme a su artículo 2. La respuesta del secretario es insuficiente: debió invocar la gradualidad con razones, no negar la obligación.
Ejemplo colombiano 2: información desactualizada en el Portal Único
Una superintendencia publica en el Portal Único los requisitos de un trámite de inscripción, pero omite la modificación que exigió un nuevo certificado. Un usuario presenta la solicitud con los documentos antiguos y la entidad la rechaza por incompleta. El usuario alega que se atuvo a lo que decía el Portal, administrado por el Ministerio.
Se separan dos planos. La titularidad del Portal corresponde al Ministerio (artículo 60A, inciso primero), pero el inciso tercero hace responsable a la autoridad usuaria por la actualización de la información y la disponibilidad de sus servicios. El error es de la superintendencia, no del Ministerio. Además, el artículo 8 del CPACA le impone mantener información completa y actualizada en su página electrónica. El usuario puede pedir que se le permita completar el requisito sin perder su oportunidad, y la entidad no puede justificar el rechazo en la titularidad ajena de la plataforma.
Ejemplo colombiano 3: aviso de notificación por un canal informal
Una empresa avícola de Santander aceptó ser notificada electrónicamente por una corporación autónoma regional, que le envía la resolución sancionatoria a un correo corriente de gerencia y no por el servicio de notificaciones de su sede. La empresa abre el mensaje el 10 de agosto de 2026 e interpone recurso de reposición el 14 de agosto.
El artículo 56 exige que la notificación se practique mediante el servicio de la sede y que la administración certifique el acceso. El correo corriente no reúne esas condiciones, de modo que, en principio, la notificación electrónica no se perfeccionó. Pero el artículo 72 salva la irregularidad si el interesado revela que conoce el acto o interpone los recursos legales. Al recurrir, la empresa la suple: la corporación no puede alegar que el término venció y debe resolver el recurso.