El artículo 59 del CPACA, modificado por el artículo 11 de la Ley 2080 de 2021, define el expediente electrónico como el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y le exige condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad. La definición mira al contenido y no al formato: no es una carpeta de imágenes escaneadas sin más, sino el conjunto organizado de los documentos de una actuación. Su inciso segundo ordena a la autoridad garantizar la seguridad digital del expediente y el cumplimiento de los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, y el tercero obliga a las entidades que tramiten procesos con expediente electrónico a trabajar coordinadamente para optimizarlos, asegurar su interoperabilidad y cumplir estándares homogéneos de gestión documental.
La reforma de 2021 suprimió reglas técnicas que traía la versión original. Según el texto original que conservan las notas de vigencia, el foliado del expediente electrónico se llevaría mediante un índice electrónico firmado digitalmente por la autoridad, que garantizaría su integridad y permitiría su recuperación, y la autoridad conservaría copias de seguridad periódicas. El texto vigente no repite esas exigencias y las reemplaza por deberes más generales de seguridad digital, archivo, conservación e interoperabilidad. Los instrumentos concretos (índices, foliado electrónico, copias de respaldo) dependen entonces de normas técnicas; cuáles apliquen a una entidad, entre ellas los acuerdos del Archivo General de la Nación que las notas de vigencia relacionan, queda PENDIENTE DE VERIFICACIÓN porque no se leyeron.
Los tres atributos del artículo 59 tienen un contenido que el Decreto 620 de 2020 precisa en su artículo 2.2.17.1.4. La autenticidad es la certeza sobre la persona que elaboró, emitió o firmó un mensaje de datos, o a quien este se atribuye. La integridad es la condición según la cual la información ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición autorizada de un endoso o un cambio inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. La disponibilidad es la propiedad que permite que la información sea accesible y utilizable cuando se requiera. Se leen junto con el artículo 9 de la Ley 527 de 1999, que define la integridad en términos casi idénticos.
El artículo 36 del CPACA, sobre formación y examen de expedientes, sigue siendo la regla de orden. Los documentos y diligencias de una misma actuación se organizan en un solo expediente, al que se acumulan, de oficio o a petición, otros trámites ante la misma autoridad para evitar decisiones contradictorias; si las actuaciones corren ante autoridades distintas, la acumulación se hace donde se realizó la primera actuación y, si alguna se opone, podrá acudirse sin más trámite al mecanismo de definición de competencias administrativas. Los documentos reservados se llevan en cuaderno separado, y cualquier persona puede examinar los expedientes y obtener copias, salvo lo sujeto a reserva. Trasladado al entorno digital, el cuaderno separado exige una división de accesos: el documento reservado debe quedar identificado y fuera del alcance de quien consulta, sin que ello cierre el resto del expediente.
Esa regla se apoya en el artículo 74 de la Constitución, que reconoce el derecho de acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley, y en el numeral 2 del artículo 5 del CPACA, que permite conocer el estado de cualquier actuación y obtener copias a costa del interesado. La Ley 1712 de 2014 completa el cuadro: cuando solo una parte de un documento está protegida por una excepción, su artículo 21 ordena entregar una versión pública que mantenga la reserva únicamente de la parte indispensable, y aclara que la reserva opera sobre el contenido y no sobre la existencia del documento.
El valor de los documentos del expediente tiene dos fuentes. El artículo 55 del CPACA reconoce a los documentos públicos autorizados o suscritos por medios electrónicos la validez y la fuerza probatoria que les confieren las disposiciones del Código de Procedimiento Civil, cuya concordancia el Normograma ubica hoy en el Código General del Proceso, y presume auténticas las reproducciones hechas a partir de los archivos electrónicos. La Ley 527 refuerza el principio: el artículo 5 prohíbe negar efectos jurídicos a la información por estar en forma de mensaje de datos, y los artículos 10 y 11 la hacen admisible como prueba y ordenan valorarla con la sana crítica, según la confiabilidad de su generación y conservación. El carácter electrónico ni prueba por sí solo ni resta valor.
La digitalización de documentos que nacieron en papel tiene sus propios límites en la Ley 594 de 2000. Su artículo 19 permite a las entidades usar cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre que haya organización archivística y estudios técnicos sobre conservación y seguridad; el parágrafo 1 reconoce a lo reproducido la validez y eficacia del original si se cumplen los requisitos de las leyes procesales y se garantizan autenticidad, integridad e inalterabilidad; y el parágrafo 2 prohíbe destruir los originales con valor histórico aunque hayan sido reproducidos. Digitalizar no equivale a eliminar: la eliminación de series documentales depende de la tabla de retención, que el artículo 24 hace obligatoria.
El expediente digital sigue, además, el ciclo vital de los documentos. El artículo 23 de la Ley 594 distingue el archivo de gestión, el archivo central y el archivo histórico, y el artículo 21 exige programas de gestión de documentos que pueden contemplar nuevas tecnologías y soportes. La Ley 1712, en sus artículos 15 a 17, exige adoptar un programa de gestión documental y alinear con él los sistemas de información electrónica. La Ley 2052 de 2020, en su artículo 5, ordena automatizar y digitalizar la gestión interna de los trámites creados desde su vigencia, sin cobros adicionales. Lo digital cambia el soporte, no el deber de conservar ni las reglas de acceso.
No conviene trasladar al procedimiento administrativo las reglas del expediente judicial. El artículo 4 de la Ley 2213 de 2022 permite a los despachos usar expedientes digitales híbridos, pero la ley, según su artículo 1, se ocupa de las actuaciones judiciales, incluidas las de autoridades administrativas con funciones jurisdiccionales. El procedimiento administrativo ordinario se rige por los artículos 58 y 59 del CPACA. Un caso se analiza así: se identifica el expediente único de la actuación, se determina qué documentos son reservados, se verifican autenticidad, integridad y disponibilidad, y se confirma que la conservación respeta la tabla de retención.
Ejemplo colombiano 1: copias de un expediente sancionatorio con documentos reservados
Una superintendencia adelanta un procedimiento sancionatorio contra una constructora de Barranquilla y lleva el expediente en una plataforma digital. Un tercero que se dice afectado pide el 20 de abril de 2026 acceso al expediente completo. Entre los documentos hay una historia clínica de un trabajador y un anexo con secretos comerciales, ambos incorporados por la investigada.
El artículo 36 ordena formar cuaderno separado con los documentos reservados y confirma el derecho a examinar el expediente. La superintendencia no debe negar todo el acceso ni entregar todo: separa los dos documentos, deja el resto consultable y, si procede, produce una versión pública conforme al artículo 21 de la Ley 1712. Si deniega parte del acceso, debe motivarlo por escrito. La reserva se aplica documento por documento.
Ejemplo colombiano 2: digitalización de licencias de construcción
Una alcaldía de Boyacá digitaliza sus archivos de licencias urbanísticas y propone eliminar los originales en papel, incluidos los de 1985, para ahorrar espacio. El archivero municipal advierte que no hay tabla de retención aprobada para esa serie.
El artículo 55 del CPACA presume auténticas las reproducciones hechas a partir de archivos electrónicos, y el artículo 19 de la Ley 594 les da la validez del original si se garantizan autenticidad, integridad e inalterabilidad. Pero esas reglas no autorizan la eliminación: sin tabla de retención adoptada (artículo 24) no hay base para decidir qué se elimina, y el parágrafo 2 del artículo 19 impide destruir originales con valor histórico. La alcaldía puede digitalizar para facilitar consulta, y conservar los originales mientras se defina su disposición final.
Ejemplo colombiano 3: actuaciones conexas ante dos autoridades
Una corporación autónoma regional del Huila y la secretaría de ambiente de un distrito tramitan, por los mismos hechos de vertimientos, dos actuaciones que pueden terminar en decisiones contradictorias. La primera se inició el 3 de febrero de 2026 y la segunda el 17 de marzo. Cada entidad lleva su propio expediente electrónico y la secretaría se opone a la acumulación.
El artículo 36 dispone que, tramitándose ante distintas autoridades, la acumulación se hace en la entidad donde se realizó la primera actuación, la corporación, y que, si una se opone, podrá acudirse sin más trámite al mecanismo de definición de competencias administrativas. El inciso tercero del artículo 59 obliga a las entidades con expedientes electrónicos a trabajar coordinadamente en su interoperabilidad. La oposición de la secretaría activa la definición de competencias, y la interoperabilidad permite compartir las piezas mientras tanto.