La declaración de bienes e intereses permite conocer la situación patrimonial y las actividades económicas de quien ejerce funciones públicas en momentos definidos, para comparar su evolución, prevenir conflictos y facilitar el control. El artículo 122 de la Constitución la ubica entre las condiciones del ejercicio del cargo: antes de tomar posesión, al retirarse o cuando autoridad competente lo solicite, el servidor debe declarar bajo juramento el monto de sus bienes y rentas. El mismo artículo limita su uso a los fines y propósitos de la aplicación de las normas del servidor público. Ambas reglas, deber de declarar y finalidad restringida, conviven y se interpretan juntas.
La Ley 190 de 1995 desarrolla ese mandato para todo nombrado. Su artículo 13 hace de la declaración juramentada de bienes y rentas un requisito para la posesión y para el desempeño del cargo, con identificación de los bienes, actualización cada año y, en todo caso, al momento del retiro. No distingue nivel jerárquico ni naturaleza de la entidad: alcanza al técnico, al asistencial y al directivo. Tampoco es un trámite que pueda posponerse para después de la posesión, porque la norma la exige como condición previa. Su omisión no se suple con una promesa de entregarla más adelante ni con la presentación de otros documentos de la hoja de vida.
El artículo 14 fija el contenido mínimo. La declaración debe incluir nombre, documento y domicilio permanente; nombre y documento del cónyuge o compañero permanente y de los parientes en primer grado de consanguinidad; relación de ingresos del último año; identificación de las cuentas corrientes y de ahorros en Colombia y en el exterior; relación detallada de acreencias y obligaciones; calidad de miembro de juntas o consejos directivos; mención de la condición de socio en corporaciones, sociedades o asociaciones; información sobre sociedad conyugal o sociedad de hecho vigente, y relación actualizada de bienes patrimoniales. El parágrafo exige especificar que los bienes y rentas declarados son los únicos que el declarante posee, personalmente o por interpuesta persona, a la fecha de la declaración.
El artículo 15 añade la información sobre la actividad económica privada como requisito para la posesión o el ejercicio de función pública. Comprende la participación en sociedades o en cualquier organización o actividad privada de carácter económico o sin ánimo de lucro, dentro o fuera del país, y todo cambio debe comunicarse a la entidad dentro de los dos meses siguientes. Es aquí donde la declaración se convierte en declaración de intereses: revela relaciones que pueden originar impedimentos o incompatibilidades. El mismo artículo reitera que esa información solo puede usarse para los fines de las normas del servicio público, y el artículo 16 encarga a la unidad de personal recopilarla, clasificarla y adjuntarla a la hoja de vida.
El Decreto 1083 de 2015 reglamenta la operación en su título 16. Quien vaya a posesionarse presenta la declaración y la información de actividad económica privada en el formulario único que elabora Función Pública. El corte de cuentas, al ingreso y en las actualizaciones, es el 31 de diciembre del año anterior a la presentación. La actualización anual se hace en el SIGEP, entre el 1 de abril y el 31 de mayo para servidores de entidades nacionales y entre el 1 de junio y el 31 de julio para los de entidades territoriales; si la entidad no está vinculada al sistema, se presenta físicamente ante la unidad de personal. En caso de retiro, la actualización se corta a la fecha del retiro y se presenta dentro de los tres días hábiles siguientes.
El mismo título asigna responsabilidades de control. El jefe de la unidad de personal verifica el cumplimiento de la presentación en cada momento, y el servidor renuente queda sujeto a las sanciones del reglamento aplicable. Además, por lo menos una vez cada semestre, ese jefe comprueba la veracidad del contenido de declaraciones e informes mediante muestreo o selección al azar. La verificación no supone que todo error sea una falta, pero tampoco se agota en constatar que el formulario fue diligenciado. Es un control documental que puede advertir inconsistencias y, cuando corresponda, dar lugar a las actuaciones de las autoridades competentes.
La Ley 2013 de 2019 agrega una capa de publicidad para un grupo delimitado de personas. Su objeto es la publicación y divulgación proactiva de la declaración de bienes y rentas, del registro de conflictos de interés y de la declaración del impuesto sobre la renta. Su artículo 2 enumera los sujetos obligados: servidores de elección popular, magistrados, jueces y fiscales, altos dignatarios de los órganos de control y de la organización electoral, ministros, superintendentes, directores y, en general, quienes ejercen cargos directivos y gerenciales, entre otros, además de particulares que ejercen funciones públicas, prestan servicios públicos o administran recursos públicos respecto de la información relacionada con esa actividad. El parágrafo 1 hace de la publicación un requisito para posesionarse, ejercer y retirarse.
Las dos leyes no se sustituyen. El parágrafo 3 del artículo 4 de la Ley 2013 dispone que ella no cambia lo previsto en la Ley 190 respecto de la obligación de registrar información. Resulta así un régimen de dos niveles: todo servidor nombrado presenta la declaración juramentada y la información de actividad económica de la Ley 190, cuyo uso está limitado; los sujetos del artículo 2 de la Ley 2013, además, registran en el SIGEP y publican la información que esa ley señala. Que alguien no figure entre estos últimos no lo exime de la declaración general, y figurar en la lista no autoriza a divulgar todo lo que su declaración contiene.
El artículo 5 de la Ley 2013 enumera la información de la declaración que será pública: nombre y documento; lugares de nacimiento y domicilio; ingresos y rentas del último año gravable con concepto y valor; tipo, país de sede y saldo de las cuentas; tipo, municipio y valor de los bienes; saldo y concepto de acreencias y obligaciones; participación en juntas directivas; calidad de socio, y actividades económicas privadas adicionales. Para los elegidos, se suma el registro de los aportes de campaña presentados en el aplicativo del Consejo Nacional Electoral. La palabra solamente con que comienza la norma tiene efecto: datos que la Ley 190 exige declarar, como la identificación del cónyuge y de los parientes de primer grado, no aparecen entre los de divulgación y conservan la limitación de uso.
La declaración se relaciona con otros deberes. El numeral 24 del artículo 38 del Código General Disciplinario, Ley 1952 de 2019, obliga a explicar inmediata y satisfactoriamente al nominador, a la Procuraduría o a la Personería, cuando lo requieran, la procedencia del incremento patrimonial obtenido durante el ejercicio. Las declaraciones sucesivas ofrecen el punto de comparación, pero un aumento patrimonial no prueba por sí solo una conducta ilícita: activa un deber de explicación y, si los hechos lo justifican, el examen de la autoridad competente. El artículo 67 del Código califica como falta grave o leve el incumplimiento de deberes no previsto como gravísimo, siempre con los demás presupuestos de la responsabilidad disciplinaria.
Al aplicar estas reglas conviene preguntar, en orden, qué momento se examina, ingreso, actualización anual, cambio en la actividad económica, retiro o requerimiento de autoridad; qué norma impone la obligación y con qué contenido; si la persona es además sujeto obligado de la Ley 2013 y qué información de su declaración puede publicarse, y quién debe verificar y con qué finalidad puede usar los datos. Este recorrido evita confundir el deber general con la publicidad especial, tratar la actualización anual como sustituta de la declaración de retiro y usar información patrimonial para propósitos ajenos al régimen del servidor público.
Ejemplo colombiano 1: técnico que no es directivo
Un técnico administrativo nombrado en una alcaldía se presenta a posesionarse sin la declaración de bienes y rentas ni la información de actividad económica privada. Sostiene que esas obligaciones solo recaen en los directivos y elegidos que deben publicar su información, y que su cargo no figura en la lista de la ley de transparencia patrimonial. No se discute la validez del nombramiento ni el cumplimiento de los demás requisitos.
El argumento confunde los dos niveles. El artículo 13 de la Ley 190 exige la declaración como requisito para la posesión de todo nombrado, y el artículo 15 exige la información de actividad económica; el artículo 2.2.16.1 del Decreto 1083 reitera que quien vaya a posesionarse debe presentarlas. Que el técnico no sea sujeto obligado del artículo 2 de la Ley 2013 solo significa que no debe publicar su información conforme a esa ley. La posesión debe aguardar la presentación, y la unidad de personal debe verificarla. La conclusión no decide consecuencias distintas de ese requisito.
Ejemplo colombiano 2: retiro después de la actualización anual
Una profesional de una gobernación actualizó su declaración en el SIGEP en julio, dentro del período previsto para entidades territoriales. En octubre renuncia, la renuncia es aceptada y se produce el retiro. La oficina de personal le pide la actualización con corte a la fecha del retiro; ella responde que acaba de cumplir la anual, que su patrimonio no ha cambiado y que exigir otra vez la información es una duplicidad innecesaria.
El artículo 122 constitucional menciona expresamente el retiro como momento de la declaración, el artículo 13 de la Ley 190 exige actualizarla en todo caso al retirarse y el artículo 2.2.16.3 del Decreto 1083 dispone el corte a la fecha del retiro y su presentación dentro de los tres días hábiles siguientes. La actualización de julio no sustituye ese momento, aunque el contenido pueda coincidir. Debe presentarse en el término señalado. La conclusión no establece por sí misma una sanción por la discrepancia ni presume que haya cambios patrimoniales ocultos.
Ejemplo colombiano 3: verificación selectiva y ofrecimiento comercial
En una entidad nacional, la unidad de personal escoge al azar un grupo de declaraciones para comprobar su veracidad en el semestre. En la misma época, una cooperativa ofrece a la entidad un convenio para presentar productos de crédito a los servidores y solicita copia de sus declaraciones para seleccionar posibles clientes. Ninguno de los declarantes es sujeto obligado de la Ley 2013 y ninguno ha autorizado entregar su información a la cooperativa.
La comprobación selectiva está prevista en el artículo 2.2.16.6 del Decreto 1083 y responde a la finalidad del régimen. La entrega a la cooperativa no: el artículo 122 constitucional y el artículo 15 de la Ley 190 limitan el uso de la información a los fines de las normas del servidor público, y la selección de clientes para productos financieros es ajena a ellos. La entidad debe abstenerse de entregar las declaraciones. La conclusión no prohíbe a la cooperativa ofrecer sus productos por otros medios ni resuelve qué otras normas de protección de datos serían aplicables.