Hacer cognoscible la actuación por la forma pertinente
La publicidad permite conocer actuaciones, decisiones y fundamentos para orientar conductas, intervenir y ejercer control. El artículo 209 constitucional la establece y el artículo 3.9 del CPACA exige dar a conocer actos, contratos y resoluciones mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones ordenadas por la ley. El principio no se satisface con que algún archivo exista en un servidor: importa el medio, contenido, destinatario y oportunidad que el régimen exige.
Debe distinguirse publicidad de transparencia. La transparencia se refiere al acceso y comprensibilidad de la gestión y de la información en su marco; la publicidad comprende también formas jurídicas concretas de exteriorizar decisiones y permitir sus efectos. Están relacionadas, pero entregar una copia bajo una solicitud no sustituye necesariamente la publicación oficial de un acto general ni la notificación exigida de una decisión particular.
También se distinguen expedición, validez, obligatoriedad, notificación y ejecución. Un acto puede haber sido expedido y requerir aún una forma de publicidad para ser obligatorio o producir los efectos previstos respecto del destinatario. La falta de esa forma no debe convertirse sin análisis en inexistencia de la decisión ni en autorización para ejecutarla. Identificar el plano evita exigir a las personas cumplir reglas que no fueron divulgadas conforme a derecho o anunciar nulidad automática por un problema de notificación.
Actos generales y publicación
El artículo 65 del CPACA, modificado por Ley 2080 de 2021, establece que los actos generales no son obligatorios mientras no se publiquen en Diario Oficial o gacetas territoriales, según el caso. Para actos electrónicos mantiene las garantías de autenticidad, integridad y disponibilidad. No basta afirmar que una resolución está en una red social si el régimen exige la publicación oficial. Debe comprobarse cuál medio corresponde y qué texto se hizo accesible.
La misma norma contempla alternativas para entidades de la administración central y descentralizada territorial que no cuentan con órgano oficial de publicidad, mediante medios que aseguren amplia divulgación. También prevé una situación de fuerza mayor que impida publicar en Diario Oficial y la decisión gubernamental pertinente. Las excepciones requieren sus presupuestos: no constituyen una libertad general de elegir cualquier medio por comodidad cuando sí existe el órgano oficial aplicable.
La publicación debe permitir identificar el acto y acceder a su contenido pertinente. Una nota que anuncia una nueva regla sin mostrarla no equivale necesariamente a publicarla de la forma exigida. La integridad del texto importa para comprender obligaciones y límites. Si existen anexos que forman parte del contenido normativo, debe examinarse su relación y régimen; no se afirma que toda referencia externa tenga automáticamente idéntico valor o forma de difusión.
Actos particulares y notificación
Los artículos 66 y 67 regulan la notificación de decisiones particulares en su ámbito. La diligencia personal exige entregar copia íntegra, auténtica y gratuita, con fecha y hora e información sobre recursos legalmente procedentes, autoridades y plazos. No constituye un favor de orientación: esos datos facilitan defensa. Deben respetarse modalidades y reglas especiales que correspondan, sin presuponer que toda comunicación informal cumple una notificación.
La citación busca que la persona comparezca y no se confunde con la diligencia que notifica el acto. El artículo 68 regula la citación y el 69 la notificación por aviso con sus presupuestos y constancias. Los actos de inscripción o registro tienen regla específica del artículo 70. Estas diferencias muestran por qué no puede utilizarse un único modelo de «publicado» para todo acto ni asumir que cualquier correo enviado inicia por sí mismo todos los términos de defensa.
El artículo 72 dispone que sin los requisitos no se tiene por hecha la notificación ni produce efectos legales la decisión, salvo que el interesado revele que conoce el acto, consienta la decisión o interponga los recursos legales. La conducta concluyente exige hechos que permitan aplicar ese supuesto. No se presume simplemente porque un tercero mencionó una noticia o porque el archivo estuvo técnicamente disponible. El régimen impide tanto ejecutar con una notificación defectuosa como ignorar los efectos de un conocimiento jurídicamente relevante efectivamente demostrado.
Terceros, reservas y comprobación
El artículo 73 contempla publicidad de la parte resolutiva de actos particulares que afecten directa e inmediatamente a terceros que no intervinieron y cuyo domicilio se desconoce, en los medios allí previstos; si se conoce, procede la notificación personal. Debe distinguirse esta fase de la comunicación de existencia de una actuación a terceros antes de decidir, regulada por el artículo 37. Informar el inicio y exteriorizar una decisión cumplen funciones diferentes y pueden requerirse en momentos distintos.
La publicidad convive con reservas legales y protección de datos. Un deber de divulgar un acto no convierte todo dato íntimo incorporado a su expediente en contenido de libre exposición masiva. Debe examinarse qué exige la forma jurídica y cómo proteger información conforme al régimen, sin usar la intimidad como excusa para ocultar íntegramente una decisión que debe conocerse. Las versiones públicas y la separación documental pueden facilitar obligaciones concurrentes donde resulten pertinentes.
Las constancias son indispensables para comprobar medio, fecha, contenido y destinatarios. Un sistema debe conservar evidencia de lo efectivamente publicado o comunicado, no solo una fecha interna de creación del archivo. El análisis procesal requiere estos antecedentes para valorar efectos y oportunidades, sin calcular plazos a partir de datos incompletos. La publicidad permite conocer y controlar; la trazabilidad permite demostrar que se realizó de manera jurídicamente adecuada.
Ejemplo colombiano 1: acto general anunciado en redes
Una entidad territorial cuenta con gaceta oficial y expide un acto general sometido a publicación allí. Lo anuncia en una red social y pretende exigirlo sin realizar la publicación prevista. El hecho de que algunas personas hayan visto el anuncio no sustituye la regla del artículo 65 en el supuesto descrito.
Debe verificarse el régimen y efectuar la publicación correspondiente antes de atribuir obligatoriedad en esos términos. No se concluye que toda difusión digital sea inútil: puede complementar la divulgación y, bajo supuestos legales diferentes, integrar alternativas permitidas. El caso establece que existe órgano oficial y no se acredita una excepción que habilite reemplazarlo libremente.
Ejemplo colombiano 2: copia del acto sin datos de recursos
En una diligencia personal regulada por el artículo 67 se entrega la decisión, pero se omite la información exigible sobre los recursos procedentes, la autoridad y el plazo. La oficina afirma que basta tener firma del destinatario para demostrar cumplimiento de todos los requisitos. El régimen exige examinar el contenido completo de la notificación.
La omisión afecta la notificación en el alcance de la norma; no permite anunciar sin más que el acto nunca existió o quedó automáticamente anulado. También deben comprobarse los supuestos del artículo 72 si se invoca conducta concluyente. La garantía protege defensa y exige valorar hechos concretos de comunicación y conocimiento.
Ejemplo colombiano 3: conocer y recurrir pese al defecto inicial
Una notificación presenta un defecto, pero el interesado demuestra conocimiento íntegro del acto e interpone los recursos legales correspondientes. Después sostiene que ningún efecto de conocimiento puede considerarse porque la primera diligencia fue irregular. El artículo 72 contempla expresamente supuestos de conducta concluyente que deben examinarse.
Corresponde verificar lo ocurrido y la relación con el acto, no presumir conocimiento por rumores ni desconocer una actuación recursiva efectiva. La conclusión sobre efectos y oportunidades depende del régimen y de las fechas acreditadas. El caso no legitima notificaciones deficientes: muestra que su examen también incluye las conductas posteriores previstas por la ley.
Fuentes examinadas y límites
Constitución, artículos 15, 29, 74 y 209; CPACA, artículos 3.9, 37 y 65 a 73, con reforma de Ley 2080 al artículo 65 y anotación de Ley 1564 en 71. Consulta: 2026-11-05. No se impone una forma única a procedimientos especiales ni se confunden nulidad del acto, invalidez de notificación y obligatoriedad.