Simplificar trámites consiste en revisar las cargas y secuencias necesarias para que las personas ejerzan derechos o cumplan obligaciones ante la administración, eliminando complejidades innecesarias y mejorando su realización. La finalidad no es suprimir por criterio de una oficina cualquier exigencia legal ni multiplicar controles por una preocupación genérica. Deben identificarse el resultado del trámite, su fundamento, los sujetos que intervienen y las actividades que realmente aportan a verificar sus presupuestos. Los artículos 83, 84 y 209 constitucionales relacionan buena fe, límites a requisitos adicionales y principios de la función administrativa.
El Decreto Ley 19 de 2012, artículos 1 a 6, orienta la supresión o reforma de regulaciones y procedimientos innecesarios hacia la efectividad de derechos, eficiencia y relaciones con las autoridades. La simplicidad exige requisitos racionales y proporcionales a los fines del trámite. La celeridad conserva el deber de considerar argumentos y pruebas: resolver rápido no permite omitir el examen exigible. La economía atiende tiempo, gastos y recursos con calidad; no consiste únicamente en trasladar trabajo y costos desde la entidad hacia quien solicita el servicio.
La Ley 2052 de 2020 se aplica a la Rama Ejecutiva nacional y territorial y a particulares que cumplen funciones públicas o administrativas en los términos de su artículo 2. Reconoce inequidades territoriales de infraestructura y conectividad, con lineamientos diferenciados y posibilidades de solicitar motivadamente ajustes en los supuestos legales. Ese enfoque exige comprobar condiciones de cumplimiento; no ofrece una dispensa automática para cualquier entidad que alegue dificultades ni un único calendario desligado del sujeto y de la obligación.
La revisión periódica de los trámites tiene responsables y objetos distintos. El artículo 4 de la Ley 2052 exige a cada sujeto obligado revisar cada seis meses el ajuste de sus trámites a la política y las normas, y elaborar anualmente su estrategia de racionalización. El artículo 7 asigna a Función Pública una revisión cada dos años y un informe público con los trámites que deben racionalizarse y aquellos sobre los que podría aplicarse silencio positivo. Esperar el informe general no sustituye la revisión propia, y el informe tampoco crea por sí mismo un silencio que requiere fuente legal.
La racionalización de una cadena de trámites examina la secuencia en la que participan varias entidades para producir un resultado, en lugar de optimizar cada fragmento de manera aislada. El artículo 8 obliga a identificar esas cadenas, priorizar su simplificación y la interoperabilidad entre participantes, con las condiciones de automatización e integración correspondientes. Es relevante conocer qué entidad produce un dato, cuál lo necesita y qué fundamento permite compartirlo. Una reducción de tareas en la primera oficina puede fracasar como mejora global si obliga a la persona a reconstruir manualmente lo que las entidades pueden articular jurídicamente.
El diagnóstico permite distinguir carga necesaria, repetición y barrera ajena al régimen. El artículo 84 constitucional impide requisitos adicionales en el supuesto de derechos o actividades reglamentados de forma general. Los artículos 7 a 9 del Decreto Ley 19 incluyen prohibiciones concretas relativas a declaraciones extrajuicio, exigencia de actuación judicial previa para decidir y documentos que reposan en la entidad o, bajo su regulación, en otra entidad pública. La simplificación debe aplicar esas reglas con sus supuestos; no basta conservar una exigencia porque aparece en un formato antiguo o porque otra dependencia la utilizó antes.
Modificar una regla del trámite exige identificar quién puede hacerlo. Un requisito creado por ley no desaparece mediante una instrucción interna que anuncia modernización. La entidad puede revisar y proponer los cambios normativos necesarios, suprimir actividades internas innecesarias dentro de su competencia y aplicar las prohibiciones vigentes. Debe separar esa gestión de la reforma de una exigencia cuya modificación está reservada a otra autoridad. El diagnóstico de simplificación tiene valor técnico y jurídico para justificar una propuesta; no constituye por sí solo una habilitación para alterar el régimen sustantivo.
La digitalización y la automatización pueden servir a la simplificación y tienen obligaciones propias. Los artículos 5 y 6 de la Ley 2052 distinguen gestión interna y realización en línea, así como trámites nuevos y existentes, con lineamientos y condiciones reglamentarias. Cambiar una hoja por una pantalla sin revisar repeticiones conserva la carga bajo otro soporte. La misma ley prohíbe, salvo autorización legal, aumentar tarifas o crear cobros adicionales por automatizar, digitalizar o realizar el trámite en línea. El costo de desarrollar la herramienta no equivale a aquella autorización.
El Sistema Único de Información de Trámites permite conocer información sobre trámites y sus procedimientos internos, costos y ahorros asociados a la racionalización. Según el artículo 19 de la Ley 2052, cada entidad responde por el contenido registrado y debe actualizar la información dentro de los tres días siguientes a la expedición del acto administrativo correspondiente. Registrar o actualizar informa sobre un trámite jurídicamente sustentado; no convierte en válida una carga que carece de fuente. La coherencia entre norma, información publicada y práctica facilita al usuario conocer qué debe hacer y permite controlar exigencias indebidas.
El término para resolver debe identificarse en su fuente. El artículo 20 de la Ley 2052 remite a la ley que fundamenta el trámite o su decreto reglamentario y, si no existe término allí, al régimen de petición de la Ley 1755. La administración no puede elegir un término por conveniencia del sistema informático. Además, el artículo 28 dispone incorporar recomendaciones y lineamientos de lenguaje claro en formularios, procedimientos y comunicación. Claridad no elimina precisión jurídica: debe permitir comprender condiciones, actuaciones y consecuencias, evitando que instrucciones contradictorias produzcan nuevos desplazamientos o solicitudes fallidas.
La evaluación de la simplificación debe medir las cargas que efectivamente desaparecieron o disminuyeron y conservar los controles necesarios. Pueden examinarse número de intervenciones requeridas al usuario, tiempo total de la cadena, duplicación de datos y errores que impiden concluir. También deben verificarse la protección de datos y la calidad de la decisión final. La reforma es útil cuando mejora el acceso y cumplimiento sin desplazar una garantía o crear un costo no autorizado. El seguimiento permite detectar si una simplificación anunciada solo cambió la ubicación de la carga.
Ejemplo colombiano 1: revisión propia y revisión general
En un caso hipotético, una entidad colombiana sujeta a Ley 2052 deja transcurrir el período semestral de revisión de sus trámites sin realizarla. Su equipo sostiene que únicamente debe actuar cuando Función Pública publique el informe general que la ley exige cada dos años. No se acredita excepción o disposición que sustituya el deber propio, y la entidad conserva capacidad para revisar sus procedimientos.
Los artículos 4 y 7 regulan obligaciones diferentes: revisión de cada entidad y revisión general a cargo de Función Pública. El intervalo de dos años del informe no amplía el período semestral del primer deber. La entidad debe realizar su revisión y articular sus resultados con las orientaciones correspondientes. La distinción no consiste en memorizar dos cifras aisladas: muestra que un control general del sistema no reemplaza la gestión periódica del sujeto responsable de cada trámite.
Ejemplo colombiano 2: simplificar una secuencia entre entidades
En otro supuesto hipotético, dos entidades colombianas participan en una cadena de trámites. La primera produce un resultado que la segunda debe comprobar; se acredita fundamento suficiente para su intercambio, con datos y finalidad delimitados. Un proyecto elimina una actividad interna de la primera, pero conserva sin justificación la obligación de que el usuario retire el resultado, lo transporte y lo entregue para una nueva captura manual. La entidad declara simplificada toda la cadena atendiendo solo al ahorro de su primera etapa.
El artículo 8 de la Ley 2052 exige identificar y priorizar la cadena y su interoperabilidad, no únicamente una tarea institucional. Debe examinarse la circulación jurídicamente permitida del resultado, el trabajo manual conservado y la experiencia completa del usuario. La mejora parcial puede ser real, pero no demuestra la simplificación integral anunciada. Implementar el intercambio debe respetar su fundamento, seguridad y finalidad; simplificar no equivale a autorizar circulación ilimitada de cualquier información.
Ejemplo colombiano 3: tarifa adicional por automatizar
En un tercer caso hipotético, una entidad colombiana automatiza un trámite y añade al cobro existente un valor destinado exclusivamente a financiar el software. Se acredita que no existe autorización legal para aumentar la tarifa o imponer ese cobro por automatización. La entidad sostiene que la mejora del servicio y el costo del proyecto permiten recaudarlo mediante una decisión interna.
Los parágrafos de los artículos 5 y 6 de la Ley 2052 excluyen aumentos y cobros adicionales por esas razones salvo autorización legal. El proyecto puede requerir recursos y producir beneficios, pero esas circunstancias no crean el título de cobro. Debe organizarse su financiación dentro de las fuentes permitidas y respetarse la tarifa aplicable. La conclusión no declara gratuito cualquier trámite: distingue la tarifa jurídicamente existente y un incremento específico sin autorización.
Fuentes de la lección: Constitución, artículos 83, 84 y 209; Decreto Ley 19 de 2012, artículos 1 a 9; Ley 2052 de 2020, artículos 1 a 10, 19, 20 y 28, con sus remisiones y condiciones actuales. Consulta: 5 de noviembre de 2026.